Trouver un collègue était autrefois facile : il suffisait de se rendre à son bureau attitré. Le travail hybride a changé cela. Avec des employés qui partagent leur temps entre la maison et le bureau, et de nombreuses entreprises qui adoptent le hot desking, un plan de bureau traditionnel ne suffit plus.
Les lieux de travail modernes ont besoin de plans de placement qui se mettent à jour à mesure que les employés se déplacent, réservent des bureaux et collaborent au sein de différentes équipes.
Dans ce guide, nous expliquerons comment les plans de bureau ont évolué, ce que la gestion des places de bureau signifie vraiment, et comment les plans d’étage interactifs peuvent simplifier le travail hybride.
Qu’est-Ce Qu’Un Plan De Bureau ?
Un plan de bureau est une carte ou un plan d’étage du lieu de travail indiquant où se trouvent les bureaux. Traditionnellement, un tel système de plan de placement montrerait l’employé respectif pour chaque espace de travail.
Cependant, dans sa forme la plus basique, un plan de bureau montre où se trouvent les bureaux au sein d’un bureau. Les plans de bureau numériques modernes peuvent également afficher les salles de réunion, les espaces de collaboration, les réservations des employés et la disponibilité des espaces de travail.
Pourquoi Les Plans De Bureau Traditionnels Ne Fonctionnent Pas Pour Les Bureaux Hybrides
Les plans de bureau traditionnels fonctionnaient bien dans les modèles d’entreprise traditionnels, où les employés venaient à heures fixes et s’asseyaient à des places attribuées en permanence. Les arrangements de bureau changeaient rarement, donc un plan de placement fixe était un outil de référence simple pour localiser les autres membres du personnel.
Aujourd’hui, l’entreprise est beaucoup plus flexible, et une entreprise peut avoir différents plans de bureau au cours d’une année, d’un mois ou même d’une semaine. Voici pourquoi.
Le Placement Fixe Ne Reflète Plus La Réalité
Les entreprises d’aujourd’hui privilégient souvent les horaires hybrides et d’autres plans de placement flexibles. Même dans les bureaux qui ont des places attribuées, le travail hybride seul signifie que le personnel n’est pas toujours sur site. Un plan de bureau statique ne suffit pas : le personnel devrait recouper avec d’autres enregistrements ou envoyer un message à la personne concernée juste pour confirmer qu’elle est au bureau.
Il Existe De Nombreuses Formes Émergentes De Hot Desking
Lorsque nous parlons de hot desking, il est facile d’imaginer un plan d’étage ouvert avec des bureaux disposés en rangées continues ou même en grappes serrées. Cependant, il existe quelques variantes qui ont évolué, et il vaut la peine de noter leur fonctionnement, afin de comprendre comment les plans de bureau les soutiennent.
Le hot desking typique fonctionne sur un arrangement du premier arrivé, premier servi, le personnel se déplaçant entre les bureaux de manière très fréquente.
Avec la réservation de bureau (office hoteling), le personnel vient au bureau pour une période définie et réserve le même bureau ou espace de travail pour cette durée. Avec moins de déplacements, il est plus facile de se concentrer, et d’autres membres du personnel peuvent vouloir réserver leurs propres bureaux sur la base de ces informations.
Les quartiers de bureau se concentrent sur la fourniture de zones de travail séparées, où les équipes peuvent se coordonner et collaborer. Sous ce système, savoir où sont assis les autres membres de l’équipe est plus critique, et les équipes doivent s’assurer de choisir des quartiers avec le bon nombre de places, ainsi que d’autres équipements comme des salles de réunion ou des zones calmes.
Sous chacun de ces systèmes, une communication claire au sein des équipes est essentielle. Le personnel doit s’organiser, que ce soit en choisissant un quartier ou en essayant de se localiser mutuellement dans une salle de hot desking. Sans plans de bureau clairs et faciles à lire, cela devient beaucoup plus difficile.
| Système de placement | Comment cela fonctionne | Pourquoi un plan de bureau est important |
|---|---|---|
| Bureaux attribués | Les employés utilisent toujours le même bureau | Aide principalement les visiteurs et les nouveaux arrivants |
| Hot desking | Le personnel choisit n’importe quel bureau disponible | Permet aux employés de localiser rapidement les collègues |
| Réservation de bureau (office hoteling) | Les bureaux sont réservés à l’avance | Montre quels bureaux sont réservés |
| Quartiers de bureau | Les équipes s’installent dans des zones désignées | Aide les coéquipiers à se trouver |
Les Gens Ne Peuvent Pas Se Trouver
Si un employé essaie de trouver un autre individu, il a besoin d’un moyen facile de se localiser. C’est là que le langage ou le système de plan de placement utilisé par votre bureau entre en jeu.
Par exemple, le personnel doit savoir :
À quel étage se trouve la personne, si vos locaux ont plusieurs étages.
Dans quelle pièce se trouve l’autre employé. Si votre bureau a plusieurs zones désignées, cela aidera à affiner la recherche.
Quel bureau l’individu utilise.
Comme vous pouvez l’imaginer, une approche descriptive n’est pas utile. Un système de référence rapide, comme un plan de bureau, aide à améliorer la communication. Cela fait gagner du temps, améliore la collaboration et élimine tout stress ou tracas pour le personnel.
Quiconque a passé dix minutes à marcher dans un bureau à la recherche d’un collègue sait à quel point cela peut être frustrant.
Ils Deviennent Obsolètes Presque Immédiatement
Avec le travail hybride et le hot desking, les places changent quotidiennement. Et cela ne tient pas compte des nouvelles recrues qui rejoignent l’entreprise ou des employés qui partent. Cette rotation constante signifie qu’un plan de bureau statique et permanent peut rapidement devenir obsolète.
C’est l’une des principales raisons pour lesquelles la plupart des bureaux s’éloignent des plans de bureau qui indiquent où les employés sont installés. Les options interactives, ou l’utilisation de numéros d’attribution de bureaux, sont souvent beaucoup plus faciles. De plus, elles restent précises même lorsque le personnel entre et sort.
Qu’Est-Ce Que La Gestion Des Places De Bureau ?
Prenons un moment pour parler des plans de bureau dans le contexte plus large de la gestion des places de bureau, car ils ne sont pas la même chose.
La gestion des places de bureau est beaucoup plus large et se concentre sur la planification, l’attribution et l’organisation des arrangements de places physiques. Les gestionnaires de bureau ou les administrateurs sont généralement responsables de cela. Ils déterminent les objectifs commerciaux et les besoins des employés, et définissent le plan de bureau approprié.
Le travail hybride n’a pas supprimé le besoin de gestion des places de bureau—il a changé la façon dont elle est effectuée. Au lieu d’attribuer manuellement des bureaux chaque matin, les gestionnaires du lieu de travail établissent désormais des règles de réservation, des quartiers, des limites de capacité et des politiques de lieu de travail, tandis que les employés réservent leurs propres bureaux.
Cela laisse la gestion des places de bureau se concentrer sur les questions plus larges, telles que les optimisations futures du plan de bureau et la garantie de la quantité appropriée de ressources pour le travail quotidien.
Qu’Est-Ce Qui Rend Un Plan De Bureau Efficace ?
Les plans de bureau servent un objectif principal : aider le personnel à trouver les places attribuées, mais il y a quelques besoins supplémentaires que vous pourriez vouloir considérer.
Par exemple, voulez-vous un plan de bureau simple qui montre où se trouvent les bureaux partagés ? C’est très rapide et facile à faire. Alternativement, vous voulez peut-être quelque chose de plus interactif, qui montre qui est assis où.
En regardant plus loin, voulez-vous aussi montrer les zones calmes, les cuisines, les espaces partagés et même les salles de réunion ? Tout cela aide à la communication entre les employés, mais à ce stade, votre plan de bureau a évolué en un plan d’étage interactif pleinement développé.
Comme nous allons bientôt l’explorer, avec un logiciel de plan de bureau, vous avez ces options à votre disposition. C’est juste une question de temps et d’effort que vous voulez investir.
Plans De Bureau Numériques Vs Plans D’Étage Statiques
Les plans de bureau peuvent prendre de nombreuses formes, mais le plus grand spectre se situe entre les solutions numériques et les supports statiques ou imprimés.
Les plans de bureau numériques sont beaucoup plus faciles à mettre à jour. Ils peuvent être facilement envoyés à tous les employés de l’entreprise, de sorte que même les plus grands changements peuvent être déployés sans délai ni tracas.
Les plans d’étage imprimés sont plus difficiles à modifier. Il faut du temps pour les imprimer et les afficher, et il y a toujours le risque que le personnel utilise encore par erreur une copie obsolète.
Naturellement, les plans d’étage interactifs sont souvent la meilleure option. Ils éliminent les problèmes de contrôle de version et offrent aux gestionnaires de bureau une approche rapide et facile pour ajouter de nouveaux changements.
Créez Des Plans De Bureau Numériques Avec Des Plans D’Étage Interactifs
Lors de la création d’un plan de bureau, vous avez quelques options disponibles. La première est de mettre en œuvre un plan d’étage statique que vous pouvez facilement mettre à jour et partager, mais qui offre peu de détails supplémentaires au-delà de ce qui est disponible au premier coup d’œil.
L’alternative est d’ajouter un plan d’étage interactif. Bien qu’il existe de nombreux outils payants pour cela, il est préférable de commencer par l’autre côté. Les applications de réservation de bureaux comme la nôtre incluent souvent la cartographie dans le cadre du service. Le personnel peut réserver des bureaux, voir les espaces de travail disponibles et explorer le plan de bureau tout dans une seule application.
Un Placement Flexible Nécessite Une Gestion Flexible Des Places De Bureau
Les plans d’étage interactifs et les plans de bureau dynamiques ne fonctionnent que lorsque l’entreprise a une gestion des places de bureau tout aussi flexible. Si le personnel a des places attribuées en permanence, les plans de bureau interactifs perdent la majeure partie de leur utilité.
C’est une autre façon de dire que les plans de bureau dynamiques devraient faire partie de l’évolution d’une entreprise vers un modèle de travail flexible. Ils fonctionnent mieux lorsqu’ils sont associés aux approches mentionnées précédemment, à savoir le hot desking, la réservation de bureau (office hoteling) ou les quartiers.
De même, si votre entreprise a des équipes de projet ou des missions temporaires qui superposent temporairement des personnes de différentes équipes, vous devriez encourager ces membres du personnel à s’asseoir près les uns des autres. Un plan de bureau dynamique, associé à des outils de réservation de bureaux, contribue grandement à soutenir cela.
Comment Les Plans D’Étage De Bureau Améliorent La Satisfaction Des Employés
Dans le cadre d’un plan d’étage interactif, les plans de bureau peuvent être très utiles pour les employés. Ils aident non seulement à trouver le bureau approprié, mais aussi à comprendre et à naviguer dans le plan de bureau par rapport au lieu de travail plus large.
Ces plans d’étage aident le personnel à trouver les autres, à réserver des bureaux près de leurs coéquipiers et à se déplacer dans le bureau avec facilité. Tout cela aide à éliminer les sources de stress ou d’anxiété, surtout lorsqu’il est associé à la réservation de bureaux et de parking : le personnel saura qu’il a un espace sécurisé et où le trouver.
C’est également excellent pour l’intégration des nouveaux employés. Les plans de placement aident à familiariser le personnel sans qu’il ait besoin de demander de l’aide chaque fois qu’il doit localiser quelque chose.
Comment Créer Des Plans De Bureau
Dans sa forme la plus simple, un plan de bureau n’est qu’un plan d’étage ou un plan d’étage avec des numéros ou des noms de places attribués.
Vous pouvez créer un plan de bureau en quelques minutes en utilisant l’outil gratuit de création de plans d’étage de Parkalot. Téléchargez ou dessinez simplement votre plan d’étage, ajoutez des bureaux et des salles de réunion, et partagez votre plan de bureau numérique avec le reste de votre équipe.
Bien sûr, nous recommandons d’ajouter des salles de réunion et d’autres équipements de bureau, pour mieux contextualiser chaque emplacement de bureau.
Nous recommandons également de s’en tenir à un système de numérotation simple.
Si votre bureau est petit—moins de 50 bureaux, par exemple—les numéros 1 à 50 suffisent souvent.
Si votre bureau a plusieurs pièces, assurez-vous qu’elles sont séquencées correctement. S’il y a 5 bureaux dans une pièce, ces 5 numéros de bureau doivent être consécutifs.
Si vous avez un bureau plus grand, vous pouvez envisager de numéroter par étage ou pièce, puis par bureau individuel. Par exemple, 7F pourrait faire référence à la pièce 7, bureau F.
Si vous voulez un plan de bureau avec des fonctionnalités interactives, envisagez d’utiliser l’application complète Parkalot. Vous pouvez utiliser des plans d’étage dans l’application qui montrent non seulement l’emplacement de chaque bureau, mais permettent au personnel de voir qui l’a réservé et même de faire leurs propres réservations.
Planifier Les Changements Futurs Dans Votre Plan De Bureau
Les plans d’étage interactifs offrent également un excellent moyen de planifier et de soutenir les changements futurs. Les entreprises souhaitent souvent optimiser leur lieu de travail, que ce soit en accueillant plus d’employés ou en améliorant l’utilisation de l’espace en ajoutant plus de salles de réunion ou d’espaces.
Dans les deux cas, un plan d’étage interactif vous aide à mieux concevoir et tester des idées potentielles. Ces plans peuvent également être partagés avec l’équipe, offrant un moyen facile de recueillir les commentaires des employés et de garantir un plan de bureau bien conçu.
Avez-Vous Besoin D’Un Logiciel De Plan De Bureau ?
La réponse évidente est oui, mais il y a toujours des exceptions. Si vous gérez une petite entreprise de 10 employés ou moins—et qu’il y a un nombre égal ou similaire de bureaux—vous pourriez vous en sortir avec des processus manuels.
De même, si tout le monde se rend au bureau quotidiennement, un plan de placement statique suffirait également. Une feuille de calcul peut fonctionner, mais elle nécessite du temps et des efforts de la part du gestionnaire de bureau.
D’un autre côté, les plans d’étage interactifs et les logiciels de plan de bureau deviennent beaucoup plus bénéfiques pour les entreprises qui :
Utilisent activement le hot desking.
Offrent des horaires de travail hybrides.
Ont plusieurs sites.
Subissent des changements fréquents, comme de nouveaux membres du personnel ou des équipes de projet.
Permettent aux employés de réserver des bureaux plutôt qu’une attribution permanente.
Si l’un des points ci-dessus s’applique à votre entreprise, un plan de bureau permettra à votre personnel de mieux gérer ses propres situations de bureau au quotidien. De plus, associé à des systèmes de réservation de bureaux, cela libère les gestionnaires de bureau des tâches quotidiennes.
Heureusement, Parkalot peut vous aider sur les deux plans. Notre logiciel de cartographie de bureau est gratuit, tout comme notre outil de création de plans de parking, tandis que notre application payante vous soutient avec des politiques de réservation, une attribution automatique et des réservations menées par le personnel.
Quelle que soit la voie que vous choisissez, nous espérons que ce guide vous a aidé à optimiser votre lieu de travail !
Frequently Asked Questions (FAQ)
Qu’est-ce qu’un plan de bureau ?
Un plan de bureau est une représentation visuelle de l’endroit où les employés sont assis dans un lieu de travail. Dans les bureaux traditionnels, les plans de bureau montrent généralement des places attribuées en permanence. Dans les lieux de travail hybrides, cependant, les plans de bureau numériques sont plus courants, car ils peuvent afficher la disponibilité des bureaux, les emplacements des employés et les réservations d’espaces de travail en temps réel. Cela facilite la tâche des employés pour trouver des collègues et choisir un espace de travail adapté avant d’arriver au bureau.
Qu’est-ce que la gestion des places de bureau ?
La gestion des places de bureau est le processus d’organisation et d’attribution des espaces de travail aux employés. Elle comprend l’attribution de bureaux permanents, la gestion du hot desking, le traitement des réservations de bureaux et l’adaptation des arrangements de places à mesure que les équipes grandissent ou changent. Une gestion des places de bureau efficace aide les entreprises à mieux utiliser l’espace de bureau tout en offrant aux employés la flexibilité de travailler là où ils sont les plus productifs.
Quelle est la différence entre un plan de bureau et un logiciel de gestion des places de bureau ?
Un plan de bureau montre simplement où les gens sont assis, tandis qu’un logiciel de gestion des places de bureau gère activement l’attribution et les réservations de bureaux. Les solutions modernes de gestion des places de bureau permettent aux employés de réserver des bureaux, de consulter l’occupation du bureau, de localiser leurs coéquipiers et de mettre à jour automatiquement les arrangements de places. Cela les rend beaucoup plus adaptées aux lieux de travail hybrides que les plans de bureau statiques ou les feuilles de calcul.
Comment créer un plan de bureau numérique ?
Pour créer un plan de bureau numérique, commencez par télécharger votre plan d’étage de bureau dans une plateforme de gestion du lieu de travail. Ajoutez des bureaux, des salles de réunion et d’autres espaces de travail, puis organisez-les en équipes ou en quartiers si nécessaire. Les employés peuvent ensuite consulter le plan d’étage interactif, localiser les bureaux disponibles et faire des réservations directement à partir du plan de bureau, garantissant que les informations restent à jour.
Quel est le meilleur plan de placement pour un bureau hybride ?
Le meilleur plan de placement dépend de la façon dont vos employés utilisent le bureau. De nombreuses organisations hybrides utilisent un plan de placement flexible, où les employés réservent des bureaux selon leurs besoins plutôt que d’avoir des attributions permanentes. Certaines créent également des quartiers de bureau, permettant aux équipes qui collaborent fréquemment de s’asseoir près les unes des autres tout en utilisant efficacement l’espace disponible.
À quelle fréquence un plan de bureau doit-il être mis à jour ?
Dans les lieux de travail hybrides, les informations de plan de placement peuvent changer chaque jour à mesure que les employés réservent différents bureaux ou travaillent à distance. Plutôt que de mettre à jour manuellement une feuille de calcul ou un plan de bureau imprimé, de nombreuses organisations utilisent un logiciel de gestion des places de bureau qui se met à jour automatiquement chaque fois qu’une réservation est effectuée ou modifiée.
Les employés peuvent-ils choisir leurs propres bureaux ?
Oui. De nombreuses entreprises permettent aux employés de choisir et de réserver des bureaux disponibles via un logiciel de réservation de bureaux. Cela offre au personnel une plus grande flexibilité tout en aidant les gestionnaires de lieu de travail à maintenir une visibilité sur l’occupation du bureau, à prévenir les doubles réservations et à garantir que chacun dispose d’un lieu de travail adapté lorsqu’il vient au bureau.
Pourquoi les plans d’étage interactifs sont-ils meilleurs que les plans de bureau traditionnels ?
Les plans d’étage interactifs offrent une vue en direct de votre lieu de travail plutôt qu’un diagramme statique. Les employés peuvent voir quels bureaux sont disponibles, trouver des collègues, réserver des espaces de travail et naviguer plus facilement dans le bureau. Pour les gestionnaires de lieu de travail, les plans d’étage interactifs simplifient la gestion des places de bureau, améliorent l’utilisation de l’espace et facilitent beaucoup l’adaptation aux changements futurs dans la façon dont le bureau est utilisé.
