De nos jours, il ne suffit plus de suivre les taux de présence des employés qui entrent et sortent. Pour déterminer si votre espace de bureau fonctionne à son plein potentiel, les administrateurs et gestionnaires de bureau doivent comprendre les taux d’occupation et les taux d’utilisation ainsi que de nombreuses mesures de productivité.
Dans notre précédent guide sur les mesures essentielles du bureau, nous nous sommes concentrés sur un plus large éventail de mesures. Cependant, l’utilisation, l’occupation et la productivité du travail sont au cœur de chaque lieu de travail. Il vaut donc la peine d’explorer les différences et les cas d’utilisation plus en détail.
En bref :
L’occupation mesure combien de personnes utilisent un espace.
L’utilisation mesure combien de temps chaque espace est activement utilisé.
La productivité mesure le rendement de l’entreprise créé dans cet environnement.
Cependant, une compréhension plus approfondie de ces mesures essentielles, y compris leurs différences, comment les suivre, et comment elles améliorent toutes la productivité, est essentielle.
Le bureau moderne est un écosystème en évolution, et c’est ainsi que vous le façonnez pour qu’il soit plus performant pour l’entreprise et le personnel. Alors, creusons le sujet !
Qu’est-ce que le Taux D’Utilisation De L’Espace ?
Votre taux d’utilisation de l’espace mesure la manière dont les espaces de travail sont utilisés. Il compare le temps utilisé au temps inutilisé, vous montrant si quelque chose est pleinement utilisé ou sous-utilisé.
Il peut être calculé pour tout, des bureaux aux salles de réunion.
Comment Calculer les Taux D’Utilisation De L’Espace
Les mesures d’utilisation peuvent être calculées en divisant le nombre total d’heures d’utilisation des bureaux par le nombre total d’heures de disponibilité. Multipliez ce résultat par cent pour l’exprimer en pourcentage.
Taux d’utilisation (%) = (heures réelles d’utilisation des bureaux / total des heures de bureau disponibles) x 100
Par exemple : Si vous avez 50 bureaux dans votre aménagement en hot desking, et que votre bureau est ouvert de 8h à 18h, chaque bureau dispose de 10 heures disponibles par jour. Sur un mois (supposons 4 semaines), cela représente un total de 2 000 heures disponibles.
Si les bureaux ont été utilisés pendant 500 heures le mois dernier, cela donnerait un taux d’utilisation de 25 %. Cela suggérerait qu’ils sont largement sous-utilisés.
De même, si les bureaux ont été utilisés 1 500 heures le mois dernier, cela équivaudrait à un taux de 75 %, indiquant une utilisation beaucoup plus élevée.
Qu’est-ce que le Taux D’Occupation De L’Espace ?
Votre taux d’occupation de l’espace mesure combien de personnes utilisent une zone de travail sur une période donnée, et le compare à la capacité maximale de ce même espace. Les taux d’occupation examinent si des ressources telles que les salles de réunion et les bureaux ont été utilisées ou non chaque jour, plutôt qu’à l’heure.
Comment Calculer les Taux D’Occupation De L’Espace
Les taux d’occupation sont déterminés en divisant le nombre de places réellement utilisées par le nombre total de places disponibles. Multipliez ce résultat par cent pour obtenir le pourcentage.
Taux d’occupation (%) = (places réellement utilisées / total des places disponibles) x 100
Par exemple, si vous avez 50 bureaux dans une zone de travail, et que nous supposons à nouveau 4 semaines dans un mois, chaque bureau dispose de 20 jours disponibles. Cela donne un total de 1 000 places disponibles.
Si 30 personnes sont venues au bureau 4 jours par semaine le mois dernier, cela représente un total de 480 jours. Cela génère un taux d’occupation de 48 %.
Si 80 personnes sont venues au bureau 3 jours par semaine, cela totaliserait 960 jours, pour un taux d’occupation de 96 %.
Occupation et Utilisation : Quelle Est La Différence ?
Avant de passer à la productivité, il est important de comprendre les différences entre l’occupation et l’utilisation. Dans la plupart des cas, ce sont deux mesures clés que vous devriez suivre, car elles vous disent des choses différentes.
Par exemple :
Si votre bureau a une occupation et une utilisation élevées, c’est la « zone dorée », car cela suggère que votre bureau est très utilisé. Cependant, plus ces pourcentages sont élevés, moins votre entreprise a actuellement d’espace pour se développer.
Si votre bureau a une occupation et une utilisation faibles, c’est l’inverse. Cela montre que votre lieu de travail est sous-utilisé et que la plupart des bureaux ou salles de réunion restent vides. Cela peut être considéré comme une dépense inutile à long terme, si le personnel préfère travailler à distance.
Si votre bureau a une occupation élevée mais une utilisation faible, cela suggère que beaucoup de personnel vient au bureau, mais passe peu de temps productif à son bureau. Vous pourriez constater que cela est corrélé à des taux d’utilisation plus élevés dans les salles de réunion que dans les bureaux, ou que le personnel utilise des espaces collaboratifs loin de son bureau.
Si votre bureau a une utilisation élevée mais une occupation faible, cela peut montrer que moins de personnes viennent, mais que celles qui viennent préfèrent travailler des journées plus longues et plus pleines. Cela peut indiquer une marge de croissance, ou un moyen sûr de réduire les frais généraux en diminuant l’espace de bureau.
Occupation vs Utilisation : Quelle Est La Mesure La Plus Importante ?
Aucune des deux mesures n’est strictement meilleure que l’autre. Votre objectif détermine quelles mesures sont influentes.
Utilisez les taux d’occupation lorsque vous devez suivre les mesures de présence, gérer la capacité, comprendre les jours de bureau de pointe ou améliorer la planification des employés.
Utilisez les taux d’utilisation lorsque vous devez réduire l’espace gaspillé, optimiser les ratios de bureaux, améliorer l’efficacité des salles de réunion et réduire les coûts immobiliers.
L’approche la plus utile est de mesurer les deux. Lorsqu’elles sont suivies dans le temps, cela peut aider à mettre en évidence les changements saisonniers et d’autres tendances. Par exemple, la recherche montre que les mardis sont les jours où la présence est la plus élevée dans les lieux de travail hybrides, et vos propres mesures montreront quand le bureau est vide et quand la capacité est la plus sollicitée.
Mesures D’Occupation vs Utilisation : Un Exemple
Utilisons notre exemple précédent : une entreprise avec 50 bureaux, ouverte du lundi au vendredi, 10 heures par jour. Nous supposerons également qu’il y a 20 jours ouvrables dans un mois.
En termes de données d’utilisation, cela nous donne 10 000 heures de bureau disponibles, mais seulement 1 000 places disponibles pour l’occupation, puisque cette dernière ne prend en compte que les jours.
Pour le 1er mois, 45 employés sont présents régulièrement, tandis que d’autres viennent pour des demi-journées ou des réunions occasionnelles. La présence totale s’élève à 900 jours-personnes, avec 4 000 heures individuelles de bureau enregistrées.
Taux d’occupation = 90 %
Taux d’utilisation = 40 %
La première mesure suggère que le bureau est assez occupé, mais le second taux montre que la plupart des bureaux ne sont pas utilisés pendant de longues périodes. Cela suggère que le bureau peut être adapté pour soutenir le hot desking, les salles de réunion et plus d’espace collaboratif, si nécessaire.
Alternativement, regardons le 2e mois. Cette fois, 30 employés sont présents régulièrement, et plus de personnes optent pour des journées de travail plus longues et complètes. La présence totale équivaut à 600 jours-personnes pour 6 500 heures de bureau.
Taux d’occupation = 60 %
Taux d’utilisation = 65 %
Ces mesures suggèrent que moins de personnes sont au bureau, mais que les bureaux sont utilisés de manière plus cohérente. Cela peut suggérer que ceux qui sont présents préfèrent les espaces de travail concentrés, utilisant davantage les bureaux attribués.
Dans les deux mois, si vous n’aviez suivi qu’une seule mesure, vous auriez eu une histoire très différente qui ne correspondait pas à la réalité.
Qu’est-ce que la Productivité Au Bureau ?
La productivité mesure la valeur que les employés créent en utilisant le lieu de travail. Contrairement à l’occupation et à l’utilisation, la productivité se concentre sur les résultats tangibles plutôt que sur l’utilisation de l’espace.
Elle représente un certain nombre de mesures différentes liées à l’efficacité opérationnelle. Selon votre entreprise, cela pourrait inclure :
Le chiffre d’affaires par employé.
Les projets achevés.
Les appels commerciaux traités.
Les tickets clients résolus.
Les lancements de produits.
L’efficacité de la collaboration.
Critiquement, la productivité est une mesure du succès et ne devrait pas être mesurée par la présence. Prenons l’exemple d’un centre d’appels. Ici, les données d’utilisation peuvent montrer que les bureaux sont constamment utilisés, mais cela devrait être comparé aux mesures de productivité. Les gestionnaires de bureau peuvent vérifier le temps de connexion moyen, les appels traités et la satisfaction globale des clients.
Il se peut qu’avoir plus de pauses conduise à un meilleur travail, ou que le personnel ne travaille pas efficacement, malgré les mesures d’occupation et d’utilisation plus élevées du centre d’appels.
Les Différences Clés Entre L’Occupation, L’Utilisation Et La Productivité
Les stratégies de lieu de travail les plus efficaces ne reposent pas sur une seule mesure. Au lieu de cela, elles combinent la productivité, l’occupation et l’utilisation pour comprendre à la fois comment les gens travaillent et comment l’espace se comporte.
L’occupation mesure combien de personnes utilisent le lieu de travail.
L’utilisation se concentre sur l’efficacité avec laquelle les bureaux, les salles et les ressources sont utilisés.
La productivité montre si le lieu de travail aide les équipes à obtenir des résultats.
Améliorer La Planification Du Travail Hybride
De nombreuses entreprises observent les mêmes schémas chaque semaine : la présence atteint son maximum certains jours, et d’autres sont connus pour être calmes.
En examinant les taux d’occupation, les employés peuvent identifier les jours de surpeuplement et encourager une meilleure répartition de la présence tout au long de la semaine. Parallèlement, les données d’utilisation révèlent si les bureaux, les salles de réunion ou d’autres espaces collaboratifs sont réellement utilisés efficacement.
Ces deux éléments conduisent à un planning hybride plus équilibré et plus productif, et les entreprises peuvent ensuite se tourner vers les mesures de productivité pour voir s’il y a une corrélation positive ou négative.
Réduire Les Espaces Inutilisés Et Économiser De L’Argent
Si l’occupation et l’utilisation restent faibles, cela peut suggérer que l’entreprise a plus d’espace qu’elle n’en a besoin. Ces données peuvent aider les entreprises à regrouper des étages, à repenser l’aménagement des bureaux, à introduire le hot desking ou même à réduire les frais immobiliers en réduisant la taille des locaux.
Améliorer L’Expérience Des Employés
Un bureau très fréquenté ne crée pas toujours une meilleure expérience. Si la satisfaction des employés semble diminuer, la gestion des ressources pourrait en être une raison clé. Une occupation élevée et une utilisation faible peuvent signifier que les employés ont du mal à trouver des bureaux, que les salles de réunion sont surréservées et que l’espace semble quelque peu chaotique.
Le suivi de l’occupation et de l’utilisation, ainsi que des retours des employés, aide les entreprises à créer des espaces de travail qui restent productifs et qui sont confortables et faciles à utiliser.
Relier L’Utilisation De L’Espace À La Productivité
L’objectif ultime d’un bureau n’est pas simplement d’atteindre des chiffres d’occupation cibles, mais de soutenir un meilleur travail. L’occupation et l’utilisation peuvent soutenir la productivité en répondant à des questions telles que :
Les équipes collaborent-elles mieux les jours de forte présence ?
Le travail concentré s’améliore-t-il dans les zones plus calmes ?
Certains aménagements sont-ils liés à un meilleur rendement ?
Les employés sont-ils plus performants avec plus de flexibilité ?
Lorsque vous mesurez différentes parties du bureau, comme les zones calmes et les espaces plus animés, ou même que vous comparez différents sites et aménagements, vous obtenez des informations beaucoup plus précises sur ce qui fonctionne le mieux pour votre entreprise.
Comment Recueillir Les Données D’Occupation Et D’Utilisation
Des décisions fiables nécessitent des données fiables. Les feuilles de calcul manuelles et les décomptes d’effectifs n’offrent au mieux que des instantanés. Au lieu de cela, collectez les données d’occupation et d’utilisation à partir des systèmes de réservation qui les suivent déjà.
Premièrement, la plupart des entreprises ont une forme de suivi de la présence au bureau, car elle est requise pour la conformité en matière de santé et de sécurité. Certaines entreprises utilisent des feuilles de présence ou des systèmes, tandis que d’autres utilisent des badges et d’autres contrôles d’accès qui génèrent des données d’entrée. Ces chiffres sont particulièrement utiles pour les organisations qui mélangent des espaces de hot desking avec des bureaux privés.
Ensuite, la plupart des entreprises utilisent une plateforme de réservation de bureaux pour permettre aux employés de réserver leurs propres espaces. Parkalot, par exemple, aide le personnel à réserver des bureaux, des salles de réunion, des places de parking et d’autres ressources que les entreprises doivent gérer. L’avantage supplémentaire est que les administrateurs de bureau obtiennent un flux de données en temps réel.
À partir de ces sources, en plus des données larges d’occupation et d’utilisation, vous pouvez rapidement obtenir des informations précieuses sur :
Quels bureaux sont réservés le plus souvent.
Les jours de présence maximale.
La demande pour les salles de réunion.
Les zones de bureau populaires.
Pour de meilleurs résultats, vous devriez configurer le bureau en différentes zones. Ainsi, comme pour les salles de réunion individuelles, vous pouvez voir quelles zones sont plus populaires, car l’occupation et l’utilisation peuvent fluctuer dans un lieu de travail.
Références Sectorielles Pour L’Occupation Et L’Utilisation
Lors de la prise de décisions éclairées, les références sectorielles (benchmarks) peuvent montrer ce que l’entreprise moyenne est capable d’atteindre. Cela vous donne une idée réaliste de ce qui est possible.
Pour les bureaux hybrides, nous pouvons regarder les chiffres de l’enquête CBRE 2026 sur l’occupation des lieux de travail à l’échelle mondiale. La plupart des répondants avaient un taux d’utilisation moyen de 53 %, mais visaient un objectif de 65 %. Il a également été noté que l’occupation culminait à 73 % les mardis, mais tombait à moins de 5 % les lundis, jeudis et vendredis.
Ailleurs, les références sectorielles varient de 30 % à 50 % pour l’utilisation des bureaux, tandis que la plupart des entreprises visent à atteindre une utilisation des salles de réunion supérieure à 60 %.
L’Avenir De La Gestion De L’Espace De Bureau Est Axé Sur Les Données
À l’ère du travail hybride, l’efficacité est plus critique que jamais. L’espace de bureau devient une dépense de plus en plus scrutée, et des mesures comme l’occupation et l’utilisation contribuent grandement à éclairer la manière dont chaque site de travail impacte la productivité globale de l’entreprise.
Chaque bureau vide, salle de réunion surréservée ou étage sous-utilisé a un coût.
Par conséquent, comprendre la différence entre l’occupation et l’utilisation aidera à garantir des rapports précis et une meilleure prise de décision. La bonne nouvelle est que les mesures les plus essentielles sont faciles à générer à partir d’outils et de processus existants.
Ensemble, ces mesures aident les organisations à créer des lieux de travail flexibles qui réduisent le gaspillage, soutiennent les employés et s’adaptent à mesure que les modes de travail changent.
