Le flex office est devenu de plus en plus courant dans les entreprises modernes.
Avec le travail hybride, les collaborateurs ne disposent plus nécessairement d’un bureau attitré. Ils peuvent choisir ou réserver un espace de travail en fonction de leurs besoins et des jours où ils travaillent au bureau.
Cette approche offre davantage de flexibilité et permet aux entreprises de mieux utiliser leurs espaces.
Mais elle nécessite également de nouvelles habitudes.
Lorsque plusieurs personnes utilisent le même bureau à différents moments, chacun doit faire sa part pour que l’environnement de travail reste agréable et fonctionnel.
C’est là que les règles du flex office entrent en jeu.
Une bonne étiquette du flex office ne consiste pas à créer une longue liste de règles compliquées. Il s’agit simplement de mettre en place quelques bonnes pratiques qui permettent à chacun de travailler efficacement et de profiter des espaces partagés.
Dans ce guide, nous allons découvrir les principales règles à respecter lorsque vous travaillez dans un bureau partagé, ainsi que quelques conseils pour rendre le flex office plus agréable pour tous.
Qu’est-ce que le Flex Office ?
Le flex office est un mode d’organisation dans lequel les collaborateurs ne disposent pas nécessairement d’un bureau fixe.
Au lieu d’avoir une place attribuée en permanence, ils peuvent choisir ou réserver un espace de travail lorsqu’ils viennent au bureau.
Selon l’entreprise, cela peut prendre différentes formes.
Par exemple, certains collaborateurs peuvent :
- Réserver un bureau à l’avance.
- Choisir un bureau libre à leur arrivée.
- Travailler dans différentes zones selon leurs tâches.
- Partager des bureaux avec d’autres collaborateurs.
- Utiliser des espaces de travail différents chaque jour.
Le flex office est souvent associé au travail hybride, mais les deux concepts ne sont pas exactement les mêmes.
Le travail hybride concerne principalement l’endroit où une personne travaille, tandis que le flex office concerne la manière dont les espaces de travail sont organisés et utilisés.
Dans les deux cas, les espaces partagés peuvent offrir de nombreux avantages.
Mais pour que le système fonctionne, les collaborateurs doivent adopter certaines bonnes pratiques.
Pourquoi les Règles du Flex Office Sont-elles Importantes ?
Sans règles communes, le partage des bureaux peut rapidement devenir compliqué.
Un collaborateur peut laisser ses affaires personnelles sur un bureau toute la journée.
Un autre peut arriver et découvrir que l’espace qu’il souhaitait utiliser est encombré.
Certains peuvent également laisser leur bureau sale ou déplacer du matériel sans le remettre à sa place.
Ces petits problèmes peuvent sembler insignifiants, mais ils s’accumulent rapidement lorsque de nombreuses personnes partagent les mêmes espaces.
Des règles simples permettent de créer des attentes communes.
Elles permettent à chacun de savoir :
- Comment utiliser les bureaux partagés.
- Où ranger ses affaires personnelles.
- Comment réserver un espace.
- Comment laisser son bureau à la fin de la journée.
- Comment respecter les autres personnes présentes dans l’espace.
- Que faire lorsqu’un problème survient.
Le résultat est un environnement de travail plus agréable et plus prévisible.
1. Laissez Votre Bureau Propre
L’une des règles les plus importantes du bureau partagé est également l’une des plus simples : laissez votre espace propre lorsque vous avez terminé.
Avant de quitter votre bureau, prenez quelques instants pour :
- Jeter vos déchets.
- Ranger vos documents.
- Nettoyer la surface de travail.
- Retirer vos tasses et bouteilles.
- Remettre le matériel à sa place.
La personne qui utilise le bureau après vous ne devrait pas avoir à nettoyer votre espace avant de pouvoir commencer à travailler.
Dans un environnement de flex office, le bureau doit être prêt pour la prochaine personne.
2. Ne Laissez Pas Vos Affaires Sur un Bureau Partagé
Dans un environnement de travail traditionnel, il est normal de laisser ses affaires sur son bureau.
Ce n’est généralement pas le cas dans un flex office.
Si vous utilisez un bureau partagé, évitez de laisser vos affaires personnelles sur place lorsque vous partez.
Cela inclut notamment :
- Les documents.
- Les ordinateurs portables.
- Les cahiers.
- Les objets personnels.
- Les tasses et bouteilles.
- Les accessoires de bureau.
Utilisez les casiers ou les espaces de rangement prévus à cet effet.
Cela permet à la prochaine personne d’utiliser immédiatement le bureau.
3. Réservez un Bureau Lorsque C’est Nécessaire
Si votre entreprise utilise un système de réservation de bureaux, utilisez-le correctement.
Réserver un bureau à l’avance permet de savoir qu’un espace sera disponible lorsque vous arriverez.
Mais il est important de ne réserver un bureau que lorsque vous prévoyez réellement de l’utiliser.
Une réservation que vous n’utilisez pas empêche potentiellement quelqu’un d’autre de travailler à cet endroit.
Si vos plans changent, annulez votre réservation dès que possible.
Le bureau pourra alors être remis à disposition d’un autre collaborateur.
4. N’Occupez Pas un Bureau Sans Réservation
Si votre entreprise utilise un système de réservation, respectez les réservations existantes.
Il peut être tentant de s’installer à un bureau qui semble libre.
Mais si quelqu’un l’a réservé, cette personne peut arriver plus tard et s’attendre à pouvoir l’utiliser.
Si vous avez besoin d’un espace de travail, consultez les bureaux disponibles et réservez-en un.
Cela évite les conflits et permet à chacun de planifier sa journée.
5. Respectez les Zones de Travail
Les bureaux modernes sont souvent divisés en différentes zones.
Vous pouvez trouver :
- Des espaces silencieux.
- Des zones collaboratives.
- Des espaces de réunion informels.
- Des zones de concentration.
- Des espaces destinés aux appels téléphoniques.
Chaque zone peut avoir son propre objectif.
Si vous devez participer à une longue visioconférence, une zone silencieuse n’est probablement pas le meilleur endroit.
De même, si vous devez vous concentrer sur une tâche importante, un espace très fréquenté peut ne pas être adapté.
Respectez l’usage prévu pour chaque zone et choisissez l’espace qui correspond le mieux à votre activité.
6. Respectez le Calme des Autres
Les espaces de travail partagés peuvent être plus dynamiques que les bureaux individuels.
Cependant, cela ne signifie pas que le bruit ne pose aucun problème.
Essayez de respecter les personnes qui travaillent autour de vous.
Cela signifie notamment :
- Parler à un volume raisonnable.
- Utiliser un casque pour écouter de la musique.
- Prendre les appels longs dans les espaces prévus à cet effet.
- Éviter les conversations bruyantes à proximité des zones de concentration.
- Utiliser les espaces collaboratifs pour les discussions de groupe.
Si vous devez avoir une conversation animée, cherchez un endroit adapté.
Votre liberté de travailler comme vous le souhaitez doit être équilibrée avec le droit des autres à travailler dans de bonnes conditions.
7. Utilisez un Casque de Manière Appropriée
Les casques sont devenus un accessoire essentiel dans les environnements de travail partagés.
Ils permettent d’écouter de la musique, de participer à des réunions en ligne ou simplement de réduire les distractions.
Mais ils peuvent également créer un problème.
Si vous portez un casque en permanence, vos collègues peuvent ne pas savoir s’ils peuvent vous parler.
Si votre entreprise utilise un système de signalisation ou des indicateurs de disponibilité, utilisez-les lorsque c’est possible.
Sinon, un simple geste ou un signe peut permettre de montrer que vous êtes disponible ou que vous avez besoin de vous concentrer.
8. Ne Personnalisez Pas Excessivement un Bureau Partagé
Il est normal de vouloir rendre son espace de travail confortable.
Mais dans un environnement de flex office, évitez de transformer un bureau partagé en espace personnel.
Quelques objets peuvent être utiles, mais les décorations permanentes ou les équipements encombrants peuvent gêner les autres utilisateurs.
Si vous avez besoin d’accessoires spécifiques pour travailler, vérifiez s’il existe un espace de rangement personnel ou un casier.
L’objectif est de pouvoir personnaliser temporairement votre espace sans empêcher quelqu’un d’autre de l’utiliser ensuite.
9. Respectez le Matériel des Autres
Dans un bureau partagé, vous pouvez être amené à utiliser du matériel qui appartient à l’entreprise ou qui est partagé entre plusieurs collaborateurs.
Manipulez-le avec soin.
Si vous déplacez un écran, un clavier ou une chaise, remettez-le à sa place lorsque vous avez terminé.
Si vous remarquez un problème avec le matériel, signalez-le plutôt que de le laisser à la personne suivante.
Cela permet d’éviter que les problèmes se transmettent d’un utilisateur à l’autre.
10. Ne Déplacez Pas le Matériel Sans Nécessité
Dans un flex office, les bureaux peuvent être équipés de différentes configurations.
Certains espaces peuvent avoir un écran supplémentaire, une station d’accueil ou un autre équipement spécifique.
Avant de déplacer du matériel, vérifiez que cela est nécessaire.
Si vous devez modifier la configuration d’un espace, essayez de la remettre comme vous l’avez trouvée.
Cela permet à la prochaine personne de commencer à travailler sans avoir à réorganiser son bureau.
11. Respectez les Espaces de Rangement
Les environnements de flex office disposent souvent de casiers ou d’espaces de rangement personnels.
Utilisez-les plutôt que de laisser vos affaires sur les bureaux.
Si des règles précisent la durée pendant laquelle un casier peut être utilisé, respectez-les.
Un casier ne devrait pas devenir un espace de stockage permanent.
L’objectif est de permettre à tous les collaborateurs d’accéder aux espaces de rangement dont ils ont besoin.
12. Évitez de Réserver Plus d’Espaces que Nécessaire
Dans certains environnements, les collaborateurs peuvent réserver plusieurs ressources à la fois.
Par exemple, vous pourriez réserver un bureau, une salle de réunion et un espace collaboratif.
Mais si vous n’utilisez pas réellement ces espaces, vous réduisez leur disponibilité pour vos collègues.
Réservez uniquement les ressources dont vous avez besoin.
Si vos plans changent, annulez rapidement les réservations inutiles.
Cette simple habitude permet d’améliorer l’utilisation globale des espaces de travail.
13. Respectez les Règles Concernant les Repas
Les règles concernant la nourriture et les boissons peuvent varier d’une entreprise à l’autre.
Si vous mangez à votre bureau, nettoyez toujours votre espace lorsque vous avez terminé.
Évitez également les aliments particulièrement odorants dans les espaces de travail partagés.
Si votre entreprise dispose d’une cuisine ou d’un espace de restauration, utilisez-le lorsque cela est possible.
Cela permet de garder les bureaux propres et d’éviter de déranger les autres collaborateurs.
14. Signalez les Problèmes
Vous ne pouvez pas résoudre un problème si personne ne sait qu’il existe.
Si vous découvrez qu’un bureau est endommagé, qu’un équipement ne fonctionne pas ou qu’un espace a besoin d’être nettoyé, signalez-le.
Votre entreprise peut avoir un système spécifique pour cela.
Il peut s’agir :
- D’une application.
- D’un outil de ticketing.
- D’un canal Slack ou Teams.
- D’un formulaire interne.
- D’un contact dédié.
Utilisez le système prévu plutôt que de supposer que quelqu’un d’autre s’en occupera.
15. Soyez Flexible
L’un des principaux avantages du flex office est la flexibilité.
Mais cela signifie également que vous devez accepter de ne pas toujours travailler au même endroit.
Vous ne trouverez peut-être pas toujours votre bureau préféré disponible.
Une salle peut être occupée.
Votre équipe peut travailler dans une autre zone.
Essayez de vous adapter à ces changements.
Si le système fonctionne correctement, vous devriez toujours pouvoir trouver un espace adapté à vos besoins.
16. Respectez les Collègues avec Qui Vous Partagez l’Espace
Enfin, la règle la plus importante est probablement la plus simple : soyez respectueux.
Tout le monde n’a pas les mêmes habitudes de travail.
Certaines personnes aiment travailler dans le silence.
D’autres préfèrent collaborer avec leurs collègues.
Certaines personnes arrivent tôt, tandis que d’autres travaillent plus tard.
Dans un environnement partagé, vous devez trouver un équilibre entre vos propres besoins et ceux des personnes qui vous entourent.
Un peu de considération peut faire une grande différence.
Comment les Entreprises Peuvent-elles Encourager les Bonnes Pratiques du Flex Office ?
Les collaborateurs ne peuvent pas suivre des règles qu’ils ne connaissent pas.
C’est pourquoi les entreprises doivent communiquer clairement leurs attentes.
Commencez par créer quelques règles simples.
Évitez de rédiger un document de plusieurs pages rempli de règles complexes que personne ne lira.
Concentrez-vous sur les comportements qui ont le plus d’impact sur l’expérience de travail.
Par exemple :
- Laisser les bureaux propres.
- Ranger ses affaires personnelles.
- Respecter les réservations.
- Utiliser les espaces selon leur fonction.
- Respecter les niveaux de bruit.
- Signaler les problèmes.
Ces règles peuvent être communiquées lors de l’arrivée des nouveaux collaborateurs et rappelées régulièrement.
Le Rôle de la Réservation des Bureaux dans le Flex Office
Un système de réservation des bureaux peut également contribuer à améliorer l’expérience du flex office.
Sans système de réservation, les collaborateurs peuvent arriver au bureau sans savoir où travailler.
Ils peuvent alors perdre du temps à chercher un espace disponible.
Un système de réservation permet aux collaborateurs de planifier leur journée à l’avance.
Ils peuvent réserver un bureau adapté à leurs besoins et savoir où ils travailleront avant même d’arriver.
Cela peut également aider les équipes à travailler ensemble.
Par exemple, les membres d’une même équipe peuvent choisir de réserver des bureaux dans la même zone.
La réservation peut également contribuer à éviter les conflits.
Lorsqu’un bureau est clairement réservé, les autres collaborateurs savent qu’ils ne doivent pas l’utiliser.
Comment Faire Fonctionner le Flex Office ?
Le flex office ne repose pas uniquement sur la technologie.
Il dépend également de la manière dont les collaborateurs utilisent les espaces.
Les meilleures règles du flex office sont simples :
- Réservez uniquement ce dont vous avez besoin.
- Annulez vos réservations lorsque vos plans changent.
- Laissez votre bureau propre.
- Rangez vos affaires personnelles.
- Respectez les réservations des autres.
- Utilisez les espaces conformément à leur fonction.
- Respectez le calme et la concentration de vos collègues.
- Signalez les problèmes.
- Soyez flexible et respectueux.
Ces règles peuvent sembler évidentes.
Mais lorsqu’elles sont appliquées collectivement, elles peuvent considérablement améliorer l’expérience de travail.
Le Flex Office Est une Responsabilité Collective
Le succès d’un environnement de bureaux partagés dépend de tout le monde.
Les entreprises doivent fournir les bons espaces, définir des règles claires et mettre à disposition les outils nécessaires.
Les collaborateurs, eux, doivent respecter les espaces et les personnes qui les utilisent.
Il n’est pas nécessaire de créer un règlement complexe.
Quelques bonnes pratiques simples peuvent suffire à créer un environnement de travail plus agréable et plus efficace.
Avec une bonne organisation, une communication claire et un système de réservation adapté, le flex office peut offrir aux entreprises la flexibilité dont elles ont besoin tout en permettant aux collaborateurs de travailler dans de bonnes conditions.
Le principe est simple : utilisez l’espace dont vous avez besoin, laissez-le prêt pour la personne suivante et respectez les personnes qui travaillent autour de vous.
C’est la base d’un flex office qui fonctionne pour tout le monde.
