L’occupation et la présence au bureau sont deux des mesures les plus importantes pour comprendre l’efficacité d’un lieu de travail hybride. Mais les mesurer n’est pas aussi simple que de compter les bureaux occupés : différents outils mesurent différents aspects de l’activité du lieu de travail.
Les systèmes de réservation de bureaux peuvent mesurer la présence prévue et la demande de ressources, les systèmes de contrôle d’accès peuvent suivre les entrées dans le bâtiment, tandis que les capteurs d’occupation peuvent mesurer la présence physique dans des zones spécifiques. Les plateformes d’analyse du lieu de travail peuvent ensuite rassembler ces sources pour identifier les schémas d’utilisation et les goulets d’étranglement de capacité.
Dans ce guide, nous explorerons les outils d’analyse du lieu de travail dont les gestionnaires et administrateurs de bureau ont besoin aujourd’hui. Nous couvrirons les mesures clés pour l’utilisation du bureau, les fonctionnalités nécessaires pour collecter ces données, et présenterons les meilleurs outils du marché.
Comment Mesurez-Vous L’Utilisation Du Bureau ?
L’utilisation du bureau peut être mesurée au mieux par des mesures d’occupation et d’utilisation : en d’autres termes, en comparant le nombre total de places à celles utilisées.
Par exemple, si un bureau a 100 places et que 80 sont utilisées, le taux d’occupation est de 80 %.
L’utilisation du bureau peut cependant servir à une exploration plus granulaire. Typiquement, elle se mesure en heures-bureau. Chaque bureau dispose d’autant d’heures-bureau que le bureau est ouvert.
Dans l’exemple ci-dessus, le bureau est ouvert de 8h à 18h, ce qui donne à chaque poste de travail 10 heures. Avec 100 places, cela représente 1 000 heures par jour. Si 80 places sont utilisées pendant 8 heures par jour, cela équivaut à 640 heures. Par rapport au total des heures, cela représente 64 %.
La différence est importante : l’utilisation peut être inférieure aux données d’occupation si les espaces restent vides à un moment de la journée.
Ce second détail importe en fonction de votre bureau hybride. Si le personnel travaille à temps plein à peu près à la même heure, cela n’a pas d’importance : l’heure ou deux supplémentaires donnent simplement aux employés de la flexibilité dans leur emploi du temps. Cependant, si vous autorisez les demi-journées au bureau, ou si vous travaillez en plusieurs équipes – deux situations où les bureaux sont couramment partagés – cette dernière mesure est vitale. Les taux d’occupation moyens peuvent masquer la demande de pointe, vous avez donc besoin des deux pour comprendre les schémas d’utilisation réels.
Taux D’Utilisation Du Bureau Et Autres Mesures
L’utilisation et l’occupation du bureau ne représentent qu’une façon de mesurer l’utilisation d’un lieu de travail.
Dans le guide de Parkalot sur les mesures de bureau, nous avons décrit un certain nombre d’indicateurs essentiels, à savoir :
L’occupation et l’utilisation de pointe, en prenant les mesures précédentes et en examinant les moyennes sur différentes saisons, mois ou même jours de la semaine.
La densité du bureau, mesurant la surface de plancher réelle que chaque bureau consomme.
Le coût par place, en divisant le coût total du bureau par le nombre de postes de travail disponibles.
L’efficacité des salles de réunion, le taux d’utilisation des salles de réunion.
La rotation des bureaux (desk churn), comparant le nombre de bureaux disponibles au nombre total d’employés.
Pour en savoir plus sur la gamme plus large de mesures, nous vous recommandons vivement de lire l’article original. Pour l’instant, sachez qu’il existe d’autres mesures et références à considérer au-delà de l’occupation du bureau.
Les Données De Réservation Sont Souvent La Meilleure Source
Les données de réservation sont souvent l’une des sources les plus accessibles et les plus utiles de données d’occupation du lieu de travail. Si les employés réservent régulièrement les ressources qu’ils utilisent, cela fournit un enregistrement structuré de la présence prévue et de la demande sur le lieu de travail.
Vous pouvez, bien sûr, combiner cela avec des données de capteurs, telles que les données de badge, les caméras et d’autres options de suivi. La combinaison de plusieurs sources de données améliore la précision de la mesure de l’occupation du bureau hybride.
Cependant, les données de réservation seules fournissent immédiatement les détails les plus importants :
Les données de bureaux montrent qui travaille un jour donné.
Les réservations de salles de conférence et de réunion indiquent le type de travail qui a lieu.
Ces données combinées montrent également quand se produit l’activité de pointe. Dans les bureaux hybrides, le mardi, mercredi et jeudi ont souvent une présence beaucoup plus élevée que les lundis ou vendredis.
Vous pouvez compléter cela avec des données basées sur des capteurs, mais ce n’est pas nécessaire. Par exemple, les réservations de places de parking révéleront quels espaces sont réservés, quand, pour combien de temps, et par qui. Une technologie basée sur des caméras, comme le logiciel de lecture automatique des plaques d’immatriculation (avec lequel Parkalot s’intègre également) peut être utilisée pour confirmer que chaque véhicule appartient à un employé réservant. Cela aide dans les situations où les absences et/ou les violations des règles sont courantes.
Fonctionnalités Clés Pour Les Bureaux Hybrides
Un outil de gestion de lieu de travail efficace doit faire quelques choses. Pour générer les données requises pour vos mesures d’utilisation de l’espace et vos analyses, il doit générer les données directement via des outils de réservation faciles à utiliser. De même, il doit être capable d’afficher ces données d’utilisation de l’espace et, en conséquence, donner aux administrateurs les outils pour mettre en œuvre des changements éclairés.
Réservation De Salles De Réunion Et De Bureaux
Les meilleures données d’utilisation sont recueillies en réservant les ressources nécessaires. Dans un espace de bureau hybride typique, cela commence par les bureaux et les salles de réunion. Ces fonctionnalités devraient donc être une priorité absolue pour toute analyse interne du lieu de travail.
Les premiers donnent aux employés un lieu de travail, servant de référence pour la présence au bureau, et les seconds aident à parler avec les travailleurs à distance ou à passer d’autres appels professionnels. Dans les lieux de travail hybrides, c’est beaucoup plus important et mérite d’être suivi.
Suivi De L’Utilisation De L’Espace
Tout bon système de réservation devrait également suivre l’utilisation de l’espace par défaut. En un coup d’œil, les administrateurs devraient être en mesure de connaître les taux d’occupation pour la journée, pour les périodes historiques précédentes et, si possible, dans les prévisions futures.
Assurez-vous de choisir une solution qui dispose d’une gamme de tableaux de bord internes pour rendre ces schémas d’occupation critiques faciles à observer.
Vous pouvez toujours exporter vers un autre outil de données de votre choix, comme une feuille de calcul ou un outil BI, mais vous ne devriez pas avoir à le faire. Un bon système de réservation affiche rapidement ces informations pour vous, ce qui vous fait gagner un temps précieux à long terme.
Automatisation
Un système automatisé peut libérer des espaces qui étaient auparavant réservés, les donnant à d’autres employés en attente. C’est important pour améliorer réellement l’utilisation du bureau, plutôt que de simplement la mesurer.
Un excellent outil de gestion de lieu de travail permettra des règles et fonctionnalités personnalisées pour garantir que cela se produise. Cela signifie que les gestionnaires de bureau peuvent se concentrer sur des améliorations plus vitales, plutôt que sur les correctifs les plus évidents.
Bonus : Réservations De Parking
La disponibilité du parking est souvent négligée par rapport à la planification des salles de réunion et à la réservation de bureaux. Cependant, votre parking est une ressource tout aussi vitale, et vous devriez également suivre son utilisation.
Il est plus facile d’ajouter des bureaux et des salles de réunion que des places de parking. Lorsque le parking n’est pas disponible, de nombreux employés peuvent avoir du mal à venir travailler. C’est un goulet d’étranglement critique.
Assurez-vous d’inclure les réservations de parking dans vos outils pour soutenir les besoins plus larges des équipes hybrides.
Quels Outils Peuvent Mesurer L’Occupation Et La Présence Au Bureau ?
Il n’existe pas un seul type d’outil qui soit le meilleur pour chaque bureau. Le bon choix dépend de ce que vous voulez mesurer.
Pour les lieux de travail hybrides, les principales options se répartissent en quatre catégories : les plateformes de gestion et de réservation du lieu de travail, les capteurs d’occupation, les systèmes de contrôle d’accès et les outils de business intelligence.
La distinction importante est que ces systèmes mesurent des choses différentes. Un système de réservation de bureaux peut montrer qu’un employé a prévu de venir au bureau. Un système de contrôle d’accès peut montrer qu’il est entré dans le bâtiment. Un capteur d’occupation peut montrer qu’un espace particulier était physiquement occupé.
| Outil | Mesure principalement | Idéal pour |
|---|---|---|
| Réservation de lieu de travail | Présence prévue & demande de ressources | Gestion de bureau hybride |
| Capteurs d’occupation | Présence physique | Occupation physique en temps réeel |
| Contrôl d’accès | Entrée dans le bâtiment | Présence réelle |
| Outils BI | Analyse des données colletées | Rapports avancés |
Pour de nombreuses organisations, la combinaison de deux ou plusieurs sources de données fournit l’image la plus complète. Cependant, une plateforme de réservation de lieu de travail peut fournir une quantité substantielle de données utiles sur l’occupation et la présence sans nécessiter de matériel dédié.
1. Plateformes De Gestion Et De Réservation Du Lieu De Travail
Les plateformes de gestion du lieu de travail combinent les réservations de ressources avec des rapports et des analyses. Les employés peuvent réserver des bureaux, des salles de réunion, des places de parking et d’autres ressources du lieu de travail, tandis que les administrateurs peuvent utiliser les données qui en résultent pour comprendre la demande et l’utilisation.
C’est souvent le point de départ le plus simple pour un lieu de travail hybride car le même système peut à la fois gérer les ressources du bureau et collecter des données sur leur utilisation.
Par exemple, les données de réservation peuvent répondre à des questions telles que :
Combien d’employés prévoient de travailler au bureau chaque jour ?
Quels jours ont la plus forte demande ?
Quels bureaux, salles ou zones sont les plus populaires ?
Quand la demande atteint-elle son maximum ?
Quelles ressources sont constamment sous-utilisées ?
À quelle fréquence les réservations sont-elles annulées ou laissées inutilisées ?
La disponibilité du parking limite-t-elle la présence au bureau ?
Les outils de cette catégorie incluent des plateformes de lieu de travail comme Parkalot, ainsi que des solutions plus larges de réservation de bureaux et d’espaces.
La principale limitation est qu’une réservation ne signifie pas nécessairement une occupation physique. Quelqu’un peut réserver un bureau et travailler à domicile, partir tôt ou simplement oublier d’annuler la réservation. Pour cette raison, les enregistrements, les règles de libération automatique et d’autres mécanismes de confirmation peuvent rendre les données d’occupation dérivées des réservations considérablement plus utiles.
Idéal pour : les équipes hybrides qui ont besoin de gérer les bureaux, les salles, le parking et d’autres ressources tout en suivant également la présence et l’utilisation.
2. Capteurs D’Occupation Et Systèmes De Comptage Des Personnes
Les plateformes d’analyse d’occupation dédiées adoptent une approche différente. Au lieu de s’appuyer principalement sur les réservations, elles utilisent des capteurs physiques ou d’autres signaux pour déterminer si les personnes sont réellement présentes dans un espace.
Selon la technologie, les capteurs peuvent mesurer l’occupation au niveau d’un bureau, d’une salle, d’une zone, d’un étage ou d’un bâtiment. Certains systèmes peuvent fournir des informations d’occupation en temps réel, tandis que d’autres se concentrent sur l’utilisation historique et les analyses de planification de l’espace.
Les capteurs sont donc particulièrement utiles lorsque la question est :
« Quelle quantité de notre espace de bureau est réellement utilisée ? »
plutôt que :
« Combien de personnes ont prévu de venir au bureau ? »
Les plateformes de capteurs dédiées peuvent donc compléter les logiciels de réservation. Elles peuvent identifier des situations où un grand nombre de bureaux sont réservés mais peu sont réellement occupés, par exemple.
Le compromis est le déploiement. Les capteurs nécessitent du matériel, une installation et une gestion continue, et la technologie appropriée dépend de facteurs tels que l’aménagement du bureau, les exigences de confidentialité et le niveau de détail requis.
Idéal pour : les organisations qui ont besoin de mesures très précises de l’occupation physique et qui sont prêtes à déployer du matériel dédié.
3. Systèmes De Contrôle D’Accès Et De Badges
Les systèmes de contrôle d’accès fournissent une autre source utile de données de présence.
Si les employés utilisent des cartes d’accès, des badges ou d’autres identifiants pour entrer dans un bureau, les enregistrements qui en résultent peuvent montrer combien de personnes sont entrées dans le bâtiment et à quel moment. Cela peut fournir une vérification utile par rapport aux réservations de bureaux.
Par exemple, si 100 bureaux ont été réservés mais que les enregistrements d’accès montrent que seulement 72 employés sont entrés dans le bâtiment, l’organisation a la preuve que ses données de réservation surestiment la présence réelle.
Cependant, les données d’accès ont leurs propres limites. Entrer dans un bâtiment ne signifie pas nécessairement utiliser un bureau, une salle de réunion ou un étage particulier. Les employés peuvent également entrer et sortir plusieurs fois au cours de la journée.
Les données de contrôle d’accès sont donc particulièrement précieuses lorsqu’elles sont combinées avec des informations de réservation ou des capteurs d’occupation.
Idéal pour : les organisations qui disposent déjà d’une infrastructure de badge ou de contrôle d’accès et qui souhaitent comparer la présence prévue avec l’entrée réelle dans le bâtiment.
4. Outils De Business Intelligence Et Feuilles De Calcul
Des outils tels que les feuilles de calcul et les plateformes de business intelligence sont utiles pour analyser les données d’occupation, mais ce sont généralement des outils d’analyse plutôt que des outils de collecte de données.
Par exemple, une organisation pourrait exporter les réservations de bureaux, les réservations de salles de réunion, l’utilisation du parking, les enregistrements de badges et les données de capteurs vers une plateforme BI. Cela permet aux équipes des installations et de l’immobilier de créer des tableaux de bord personnalisés et de comparer l’occupation sur différents sites, départements, étages ou périodes.
Cette approche offre une flexibilité considérable, particulièrement pour les grandes organisations disposant d’une infrastructure de données existante.
Cependant, une plateforme BI ne peut pas résoudre le problème sous-jacent de la collecte de données. Si votre système de réservation ne capture pas les informations de présence, mettre les mêmes données incomplètes dans un tableau de bord plus sophistiqué ne les rendra pas plus précises.
Idéal pour : les organisations avec des équipes de données existantes ou des exigences complexes d’analyse du lieu de travail multi-sources.
Quel Type D’outil D’occupation De Bureau Devriez-Vous Choisir ?
Le meilleur outil dépend de la question à laquelle vous essayez de répondre.
| Que voulez-vous savior ? | Outil le plus adapté |
|---|---|
| Combien de personnes prévoient de travailler au bureau ? | Réservation de bureaux/lieu de travail |
| Quels bureaux et salles sont réservés ? | Réservation de bureaux/lieu de travail |
| Quels jours ont la plus forte présence prévue ? | Réservation de bureaux/lieu de travail |
| Combien de personnes sont réellement entrées dans le bâtiment ? | Données de contrôle d’accès/badge |
| Quels bureaux ou zones étaient physiquement occupés ? | Capteurs d’occupation |
| Quelle est l’efficacité globale du lieu de travail ? | Réservation + données d’occupation/d’accès |
| Comment l’utilisation évolue-t-elle sur plusieurs bureaux ? | Analyses du lieu de travail/BI |
| Quelles ressources du lieu de travail créent des goulets d’étranglement ? | Réservation + rapports d’utilisation |
Pour de nombreux bureaux hybrides, le meilleur point de départ n’est donc pas nécessairement un système de capteurs d’occupation dédié. Une plateforme de gestion du lieu de travail peut fournir les données de réservation, de présence et d’utilisation nécessaires pour identifier les schémas les plus importants en premier lieu.
Si l’organisation a ensuite besoin de vérifier l’occupation physique de manière plus détaillée, des données de capteurs ou de contrôle d’accès peuvent être ajoutées à l’analyse.
Cela explique également pourquoi il n’existe pas d’outil d’occupation de bureau universellement « meilleur ». La bonne solution dépend de la question de savoir si vous essayez de mesurer la présence prévue, la présence dans le bâtiment, l’occupation physique ou l’utilisation globale du lieu de travail.
Parkalot
Parkalot est une plateforme de gestion de lieu de travail tout-en-un qui combine la réservation de bureaux, la réservation de salles de réunion, la gestion du parking et l’analyse du lieu de travail. Pour les équipes hybrides, il peut collecter les données de réservation et de présence nécessaires pour comprendre l’occupation du bureau, l’utilisation de l’espace et les schémas de présence des employés.
Plutôt que de s’appuyer sur une plateforme d’analyse séparée, les administrateurs du lieu de travail peuvent utiliser Parkalot pour gérer les ressources du lieu de travail et analyser la manière dont ces ressources sont utilisées. Parkalot fournit des rapports d’utilisation, des données historiques de réservation et d’activité, des rapports de modes de travail et des rapports d’absence, avec des données disponibles pour exportation vers CSV ou des outils de business intelligence externes.
Quelles Données D’occupation De Bureau Parkalot Fournit-Il ?
Les données de réservation et de présence de Parkalot peuvent aider les gestionnaires de bureau à répondre à des questions telles que :
Combien de bureaux sont utilisés ? Les réservations de bureaux montrent combien de postes de travail ont été réservés pour un jour ou une période donnée.
Quels jours ont la plus forte présence ? Les données historiques révèlent les schémas de présence sur des jours, des semaines et des périodes plus longues.
Quand la demande atteint-elle son maximum ? Les données de demande de pointe peuvent montrer quand un bureau s’approche de sa capacité pratique.
Quelles zones sont les plus populaires ? Les réservations de bureaux peuvent être analysées par zones ou autres regroupements du lieu de travail.
Quelles salles de réunion sont les plus utilisées ? Les réservations de salles de réunion fournissent des informations sur la fréquence, la durée et la demande de pointe.
Quelle capacité de parking est utilisée ? Les réservations de parking montrent la demande pour une autre ressource importante du lieu de travail.
À quelle fréquence les réservations sont-elles réellement utilisées ? Les fonctionnalités de confirmation et d’enregistrement peuvent aider à identifier les réservations inutilisées et à améliorer la précision des données d’utilisation.
Cela rend Parkalot particulièrement utile pour les organisations qui souhaitent mesurer l’occupation et la présence au bureau via les données de réservation du lieu de travail, sans avoir à installer des capteurs d’occupation dédiés dans tout le bureau.
Mesurer La Présence Au-Delà Des Réservations De Bureaux
Les réservations de bureaux fournissent un moyen simple de mesurer la présence prévue au bureau. Par exemple, si un bureau a 100 places et que 70 sont réservées un mercredi moyen, le taux d’occupation prévu est de 70 %.
Cependant, une réservation ne signifie pas nécessairement qu’un employé est réellement arrivé ou a utilisé le bureau. C’est pourquoi les enregistrements, les fonctionnalités de confirmation et d’autres données de présence peuvent fournir un contexte supplémentaire.
Parkalot prend également en charge le reporting des modes de travail, permettant aux organisations de prendre en compte les statuts tels que le travail à distance, les voyages d’affaires et d’autres types d’absence en plus des réservations de lieu de travail. Cela aide les administrateurs à distinguer la présence prévue au bureau des autres modes de travail.
Mesurer Plus Que Les Bureaux
Une plateforme de gestion du lieu de travail peut également montrer comment la présence affecte les autres ressources du lieu de travail.
Parkalot peut gérer :
Les bureaux et postes de travail.
Les salles de réunion et cabines.
Les places de parking, y compris les places avec recharge EV.
D’autres ressources réservables du lieu de travail.
Cela crée une image plus large de la demande sur le lieu de travail. Une organisation pourrait constater que l’occupation des bureaux atteint en moyenne 60 %, par exemple, tandis que le parking atteint 95 % les jours les plus chargés. Dans cette situation, la disponibilité du parking pourrait être un goulet d’étranglement plus important pour la présence que la capacité du bureau.
De même, les données des salles de réunion peuvent révéler si les espaces collaboratifs deviennent une contrainte même lorsque l’occupation des bureaux individuels reste relativement faible.
Rapports Et Intégrations
Parkalot comprend des outils de reporting pour analyser l’utilisation des ressources au fil du temps, y compris l’utilisation, l’activité historique, les rapports de modes de travail et d’absence. Les données peuvent également être exportées en format CSV ou accessibles via l’API pour une analyse plus approfondie dans des plateformes de business intelligence.
Parkalot s’intègre avec des outils de lieu de travail incluant Microsoft Teams, Slack, Outlook et Google Calendar, permettant aux employés d’interagir avec les réservations de lieu de travail via les outils qu’ils utilisent déjà.
Parkalot Est-Il Un Système De Capteurs D’occupation ?
Non. Parkalot est principalement une plateforme de réservation et de gestion du lieu de travail, plutôt qu’un système de surveillance d’occupation basé sur des capteurs.
Cette distinction est importante lors de la comparaison des outils d’occupation de bureau. Les systèmes de capteurs peuvent mesurer si un bureau ou une zone physique est occupé, tandis que les plateformes de réservation enregistrent principalement si une ressource a été réservée et, le cas échéant, si cette réservation a été confirmée ou enregistrée.
Pour de nombreux lieux de travail hybrides, les données de réservation et de présence peuvent fournir suffisamment d’informations pour identifier des schémas de demande et d’utilisation importants sans installer de matériel dans tout le bureau. Les organisations qui nécessitent une vérification physique plus détaillée peuvent combiner les données de réservation de Parkalot avec d’autres systèmes, y compris la technologie de contrôle d’accès.
Idéal Pour
Parkalot est particulièrement adapté aux lieux de travail hybrides qui souhaitent gérer et mesurer les ressources du lieu de travail dans le même système.
Il est particulièrement pertinent pour les organisations à la recherche d’une combinaison de :
Réservation de bureaux et de hot desking.
Réservations de parking.
Réservation de salles de réunion.
Rapports de présence et de modes de travail.
Rapports d’occupation et d’utilisation.
Analyses historiques du lieu de travail.
Enregistrement et confirmation de réservation.
Plans de lieu de travail.
Intégrations avec des outils de lieu de travail courants.
Exportations de données pour une analyse plus poussée.
L’avantage clé est que la mesure et la gestion se font dans le même système. Les administrateurs peuvent utiliser les données de réservation et d’utilisation pour identifier les ressources sous-utilisées ou surréservées, puis ajuster les règles de réservation, les allocations ou les politiques du lieu de travail en conséquence.
Analyses D’occupation Du Bureau Hybride : Par Où Commencer
Le meilleur système d’analyse d’occupation du bureau n’est pas nécessairement celui qui produit le plus de données. C’est celui qui fournit des informations fiables sur la demande du lieu de travail et vous aide à prendre de meilleures décisions.
Pour la plupart des équipes hybrides, le point de départ judicieux est de mesurer la présence prévue, l’occupation et l’utilisation en utilisant les ressources du lieu de travail que vous gérez déjà. Établissez une référence, identifiez les jours de pointe et les goulets d’étranglement de capacité, et surveillez si les réservations se traduisent par une présence réelle.
Si les données de réservation laissent des questions importantes sans réponse, vous pouvez alors ajouter d’autres sources telles que les enregistrements de contrôle d’accès, les analyses Wi-Fi ou les capteurs d’occupation. Cette approche par couches permet aux organisations d’augmenter la précision de leurs données d’occupation sans investir automatiquement dans du matériel dans tout le bureau.
Une plateforme de gestion du lieu de travail comme Parkalot peut fournir les fondations en combinant les réservations de bureaux, de salles de réunion et de parking avec des analyses du lieu de travail et des rapports de présence.
En fin de compte, l’objectif n’est pas simplement de savoir à quel point votre bureau est occupé. C’est de comprendre quand, où et pourquoi votre lieu de travail est utilisé — et d’utiliser ces informations pour prendre de meilleures décisions concernant l’espace, la capacité et le travail hybride.
FAQ : Mesurer L’Occupation Et La Présence Au Bureau
Quel est le meilleur outil pour mesurer l’occupation du bureau ?
Il n’existe pas de meilleur outil unique pour chaque lieu de travail. Les plateformes de réservation de bureaux et de lieu de travail sont utiles pour mesurer la présence prévue et la demande de ressources, les systèmes de contrôle d’accès mesurent l’entrée dans le bâtiment, et les capteurs d’occupation mesurent la présence physique. La meilleure option dépend de ce que vous devez mesurer.
Pour les lieux de travail hybrides qui doivent gérer les bureaux, les salles de réunion, le parking et la présence ensemble, une plateforme de gestion du lieu de travail peut fournir un point de départ pratique.
Comment mesurez-vous l’occupation du bureau dans un lieu de travail hybride ?
L’occupation du bureau peut être mesurée en comparant le nombre de postes de travail occupés ou réservés au nombre total disponible. Par exemple, si 75 des 100 bureaux sont occupés, le taux d’occupation est de 75 %.
Pour une analyse plus détaillée, les organisations peuvent combiner les données de réservation avec les enregistrements, les enregistrements de contrôle d’accès ou les capteurs d’occupation pour distinguer la présence prévue de l’occupation physique réelle.
Quelle est la différence entre l’occupation du bureau et l’utilisation du bureau ?
L’occupation mesure la quantité d’espace utilisée à un moment ou une période particulière, tandis que l’utilisation examine l’intensité d’utilisation de cet espace au fil du temps.
Par exemple, un bureau peut avoir une occupation de 80 % le matin mais seulement 50 % l’après-midi. Ne regarder que le taux d’occupation pourrait masquer cette variation, tandis que l’analyse de l’utilisation peut tenir compte de la durée d’utilisation réelle des bureaux ou d’autres ressources.
Les données de réservation de bureaux peuvent-elles être utilisées pour mesurer la présence des employés ?
Oui, mais les réservations de bureaux mesurent principalement la présence prévue, plutôt que la présence physique garantie. Un employé peut réserver un bureau et ensuite travailler à distance, annuler sa visite ou ne pas utiliser la réservation.
Les enregistrements, les systèmes de confirmation ou d’autres données de présence peuvent donc être utilisés en parallèle des réservations de bureaux pour améliorer la précision de la mesure de la présence.
Les capteurs d’occupation sont-ils nécessaires pour les bureaux hybrides ?
Pas nécessairement. Les capteurs d’occupation peuvent fournir des informations détaillées sur la présence physique, mais ils nécessitent du matériel et un déploiement dans les zones concernées.
De nombreux lieux de travail hybrides peuvent commencer par les réservations de bureaux, les réservations de salles de réunion et les données de présence pour établir des références utiles d’occupation et d’utilisation. Des capteurs peuvent ensuite être ajoutés là où des informations d’occupation physique plus précises sont nécessaires.
Comment puis-je mesurer l’occupation maximale du bureau ?
Suivez l’occupation au fil du temps et comparez différents jours, semaines et périodes plutôt que de vous fier uniquement à une moyenne globale. Calculez les niveaux d’occupation les plus élevés et identifiez les jours de pointe récurrents.
Par exemple, un bureau avec une occupation moyenne de 60 % peut encore avoir des problèmes de capacité si l’occupation atteint régulièrement 95 % les mardis et mercredis.
Comment les données d’occupation du bureau peuvent-elles améliorer l’utilisation de l’espace ?
Les données d’occupation peuvent révéler quels espaces sont surutilisés, sous-utilisés ou connaissent une demande à des moments particuliers. Les organisations peuvent utiliser ces informations pour ajuster les allocations de bureaux, introduire des politiques de partage de bureaux, modifier la configuration des salles de réunion, répartir la présence sur la semaine ou repenser leur empreinte de bureau globale.
Les analyses d’occupation les plus utiles relient donc la mesure à l’action plutôt que de simplement produire un autre tableau de bord du lieu de travail.
Quelles autres mesures de lieu de travail devrais-je suivre en plus de l’occupation ?
Les mesures utiles du lieu de travail incluent l’occupation de pointe, l’utilisation des bureaux et des salles de réunion, la densité du bureau, le coût par place, le taux de réservation-présence, le taux d’absence, l’utilisation du parking et l’évolution de la présence au fil du temps.
Le suivi de plusieurs mesures ensemble fournit une image plus complète que l’occupation seule, car cela montre non seulement combien de personnes sont présentes, mais aussi avec quelle efficacité les ressources disponibles du lieu de travail sont utilisées.
L’utilisation du parking peut-elle être utilisée pour mesurer la présence au bureau ?
Oui. Les réservations de parking peuvent fournir une autre indication de la présence prévue au bureau, en particulier dans les lieux de travail où une proportion significative d’employés conduit.
Les données de parking peuvent également identifier un goulet d’étranglement potentiel pour la présence. Si l’occupation du bureau est relativement faible mais que le parking atteint régulièrement sa capacité, une disponibilité limitée du parking peut empêcher davantage d’employés de se rendre sur le lieu de travail.
Les données d’occupation du lieu de travail peuvent-elles être combinées avec des données de contrôle d’accès ou de capteurs ?
Oui. La combinaison de plusieurs sources de données peut fournir une image plus complète de l’utilisation du lieu de travail.
Par exemple, les réservations de bureaux peuvent montrer la présence prévue, les données de contrôle d’accès peuvent montrer l’entrée dans le bâtiment, et les capteurs d’occupation peuvent montrer la présence physique dans des zones particulières. La combinaison de ces sources peut aider à identifier les différences entre la présence prévue et l’utilisation réelle.
À quelle fréquence l’occupation du bureau doit-elle être mesurée ?
L’occupation doit être suivie en continu si possible, puis analysée sur des périodes significatives telles que des semaines, des mois et des trimestres. L’examen des jours individuels est utile pour identifier les problèmes de capacité immédiats, tandis que l’analyse à plus long terme révèle les schémas récurrents de présence et d’utilisation.
Pour les lieux de travail hybrides, la comparaison des jours de la semaine est particulièrement importante car la présence peut varier considérablement entre les jours de pointe et les jours creux.
