La ocupación y la asistencia en la oficina son dos de las métricas más importantes para comprender la eficacia de un lugar de trabajo híbrido. Pero medirlas no es tan simple como contar los escritorios ocupados: diferentes herramientas miden diferentes aspectos de la actividad del lugar de trabajo.
Los sistemas de reserva de escritorios pueden medir la asistencia planificada y la demanda de recursos, los sistemas de control de acceso pueden rastrear la entrada al edificio, mientras que los sensores de ocupación pueden medir la presencia física en áreas específicas. Las plataformas de análisis del lugar de trabajo pueden entonces combinar estas fuentes para identificar patrones de utilización y cuellos de botella de capacidad.
En esta guía, exploraremos qué herramientas de análisis del lugar de trabajo necesitan hoy los gerentes y administradores de oficina. Cubriremos las métricas clave para la utilización de la oficina, qué características se necesitan para recopilar estos datos, y presentaremos las mejores y más asequibles herramientas del mercado.
¿Cómo Mide La Utilización De La Oficina?
El uso de la oficina se puede medir mejor a través de métricas de ocupación y utilización: en otras palabras, comparando el número total de asientos con los utilizados.
Por ejemplo, si una oficina tiene 100 asientos y 80 están ocupados, la tasa de ocupación es del 80%.
La utilización de la oficina, sin embargo, puede utilizarse para una exploración más granular. Típicamente, se mide en horas-escritorio. Cada escritorio tiene tantas horas-escritorio como horas está abierta la oficina.
En el ejemplo anterior, la oficina está abierta de 8 a.m. a 6 p.m., lo que da a cada puesto de trabajo 10 horas. Con 100 asientos, eso es 1,000 horas al día. Si 80 se utilizan durante 8 horas al día, eso equivale a 640 horas. En comparación con el total de horas, eso es el 64%.
La diferencia es importante: la utilización puede ser inferior a los datos de ocupación si los espacios permanecen vacíos en algún momento del día.
Este segundo detalle es importante dependiendo de su oficina híbrida. Si el personal trabaja a tiempo completo aproximadamente a la misma hora, no importa: la hora o dos adicionales simplemente dan a los empleados flexibilidad en su horario. Sin embargo, si permite medias jornadas en la oficina, o trabaja en múltiples turnos – ambas situaciones donde los escritorios se comparten comúnmente – esta última métrica es vital. Las tasas de ocupación promedio pueden ocultar la demanda máxima, por lo que necesita ambas para comprender los patrones de uso reales.
Tasas De Utilización De La Oficina Y Otras Métricas
La utilización y ocupación de la oficina representan solo una forma de medir cómo se utiliza un lugar de trabajo.
En la guía de Parkalot sobre métricas de oficina, describimos una serie de indicadores esenciales, a saber:
Ocupación y utilización máxima, tomando las métricas anteriores y observando promedios en diferentes estaciones, meses o incluso días de la semana.
Densidad de la oficina, midiendo cuánto espacio de piso real consume cada escritorio.
Coste por asiento, dividiendo el coste total de la oficina entre los puestos de trabajo disponibles.
Eficiencia de las salas de reuniones, la tasa de utilización de las salas de reuniones.
Rotación de escritorios (desk churn), comparando el número de escritorios disponibles con el total de empleados.
Para obtener más información sobre la gama más amplia de métricas, recomendamos encarecidamente leer el artículo original. Por ahora, sepa que hay más mediciones y puntos de referencia a considerar más allá de la ocupación de la oficina.
Los Datos De Reserva Son A Menudo La Mejor Fuente
Los datos de reserva son a menudo una de las fuentes más accesibles y útiles de datos de ocupación del lugar de trabajo. Si los empleados reservan constantemente los recursos que utilizan, proporciona un registro estructurado de la asistencia planificada y la demanda del lugar de trabajo.
Puede, por supuesto, combinar esto con datos de sensores, como datos de tarjetas de acceso, cámaras y otras opciones de seguimiento. La combinación de múltiples fuentes de datos mejora la precisión en la medición de la ocupación de la oficina híbrida.
Sin embargo, los datos de reserva por sí solos proporcionan inmediatamente los detalles más importantes:
Los datos de escritorios muestran quién está trabajando en un día determinado.
Las reservas de salas de conferencias y reuniones indican el tipo de trabajo que se está realizando.
Estos datos combinados también muestran cuándo ocurre la actividad máxima. En las oficinas híbridas, los martes, miércoles y jueves suelen tener una asistencia mucho mayor que los lunes o viernes.
Puede complementar esto con datos basados en sensores, pero no es necesario. Por ejemplo, las reservas de plazas de aparcamiento revelarán qué espacios se están reservando, cuándo, por cuánto tiempo y por quién. La tecnología basada en cámaras, como el software de reconocimiento automático de matrículas (con el que Parkalot también se integra) puede utilizarse para confirmar que cada vehículo pertenece a un empleado que reserva. Esto ayuda en situaciones donde las ausencias y/o las violaciones de reglas son comunes.
Características Clave Para Oficinas Híbridas
Una herramienta de gestión del lugar de trabajo eficaz necesita hacer algunas cosas. Para generar los datos necesarios para sus métricas de utilización del espacio y análisis, debe generar los datos directamente a través de herramientas de reserva fáciles de usar. Asimismo, debe ser capaz de mostrar estos datos de utilización del espacio y, como seguimiento, dar a los administradores las herramientas para implementar cambios informados.
Reserva De Salas De Reuniones Y Escritorios
Los mejores datos de utilización se recopilan reservando los recursos necesarios. En un espacio de oficina híbrido típico, esto comienza con los escritorios y las salas de reuniones. Estas características deberían ser, por tanto, una prioridad absoluta para cualquier análisis interno del lugar de trabajo.
Los primeros dan a los empleados un lugar para trabajar, sirviendo como referencia para la asistencia a la oficina, y los segundos ayudan a hablar con los trabajadores remotos o a hacer otras llamadas de negocios. En los lugares de trabajo híbridos, esto es mucho más importante y vale la pena rastrearlo.
Seguimiento De La Utilización Del Espacio
Cualquier buen sistema de reserva también debería rastrear el uso del espacio por defecto. De un vistazo, los administradores deberían poder conocer las tasas de ocupación del día, para períodos históricos anteriores y, cuando sea posible, en previsiones futuras.
Asegúrese de elegir una solución que tenga una gama de paneles internos para que estos patrones de ocupación críticos sean fáciles de observar.
Siempre puede exportar a otra herramienta de datos de su elección, como una hoja de cálculo o una herramienta de BI, pero no debería tener que hacerlo. Un buen sistema de reserva muestra rápidamente esta información, ahorrando un tiempo valioso a largo plazo.
Automatización
Un sistema automatizado puede liberar espacios que fueron reservados previamente, dándolos a otros empleados en espera. Esto es importante para mejorar realmente la utilización de la oficina, en lugar de simplemente medirla.
Una excelente herramienta de gestión del lugar de trabajo permitirá reglas y características personalizadas para garantizar que esto suceda. Esto significa que los gerentes de oficina pueden centrarse en mejoras más vitales, en lugar de en las correcciones más obvias.
Bonificación: Reservas De Aparcamiento
La disponibilidad del aparcamiento a menudo se pasa por alto en comparación con la programación de salas de reuniones y la reserva de escritorios. Sin embargo, su aparcamiento es un recurso igualmente vital, y también debería rastrear su utilización.
Es más fácil añadir escritorios y salas de reuniones que plazas de aparcamiento. Cuando el aparcamiento no está disponible, muchos empleados pueden tener dificultades para venir a trabajar. Este es un cuello de botella crítico.
Asegúrese de incluir las reservas de aparcamiento en sus herramientas para apoyar las necesidades más amplias de los equipos híbridos.
¿Qué Herramientas Pueden Medir La Ocupación Y Asistencia En La Oficina?
No hay un solo tipo de herramienta que sea mejor para cada oficina. La elección correcta depende de lo que quiera medir.
Para los lugares de trabajo híbridos, las principales opciones se dividen en cuatro categorías: plataformas de gestión y reserva del lugar de trabajo, sensores de ocupación, sistemas de control de acceso y herramientas de business intelligence.
La distinción importante es que estos sistemas miden cosas diferentes. Un sistema de reserva de escritorios puede mostrar que un empleado planeó venir a la oficina. Un sistema de control de acceso puede mostrar que entró al edificio. Un sensor de ocupación puede mostrar que un espacio particular estaba físicamente ocupado.
| Herramienta | Mide principalmente | Ideal para |
|---|---|---|
| Reserva de lugar de trabajo | Asistencia planificada y demanda de recurso | Gestión de oficina hibrida |
| Sensores de ocupación | Presencia fisica | Ocupación fisica en tiempo real |
| Control de accesso | Entrada al edificio | Asistencia real |
| Herramientas BI | Análisis de datos recopilados | Informes avanzados |
Para muchas organizaciones, combinar dos o más fuentes de datos proporciona la imagen más completa. Sin embargo, una plataforma de reserva de lugar de trabajo puede proporcionar una cantidad sustancial de datos útiles sobre la ocupación y la asistencia sin requerir hardware dedicado.
1. Plataformas De Gestión Y Reserva Del Lugar De Trabajo
Las plataformas de gestión del lugar de trabajo combinan las reservas de recursos con informes y análisis. Los empleados pueden reservar escritorios, salas de reuniones, plazas de aparcamiento y otros recursos del lugar de trabajo, mientras que los administradores pueden utilizar los datos resultantes para comprender la demanda y la utilización.
Este suele ser el punto de partida más sencillo para un lugar de trabajo híbrido porque el mismo sistema puede tanto gestionar los recursos de la oficina como recopilar datos sobre cómo se están utilizando.
Por ejemplo, los datos de reserva pueden responder preguntas como:
¿Cuántos empleados planean trabajar en la oficina cada día?
¿Qué días tienen la mayor demanda?
¿Qué escritorios, salas o áreas son más populares?
¿Cuándo alcanza su punto máximo la demanda?
¿Qué recursos están constantemente infrautilizados?
¿Con qué frecuencia se cancelan o se dejan sin usar las reservas?
¿La disponibilidad de aparcamiento está limitando la asistencia a la oficina?
Las herramientas en esta categoría incluyen plataformas de lugar de trabajo como Parkalot, así como soluciones más amplias de reserva de escritorios y espacios.
La principal limitación es que una reserva no significa necesariamente ocupación física. Alguien puede reservar un escritorio y trabajar desde casa, irse temprano o simplemente olvidarse de cancelar la reserva. Por esta razón, los registros de entrada, las reglas de liberación automática y otros mecanismos de confirmación pueden hacer que los datos de ocupación derivados de las reservas sean considerablemente más útiles.
Ideal para: equipos híbridos que necesitan gestionar escritorios, salas, aparcamiento y otros recursos mientras también rastrean la asistencia y la utilización.
2. Sensores De Ocupación Y Sistemas De Conteo De Personas
Las plataformas de análisis de ocupación dedicadas adoptan un enfoque diferente. En lugar de depender principalmente de las reservas, utilizan sensores físicos u otras señales para determinar si las personas están realmente presentes en un espacio.
Según la tecnología, los sensores pueden medir la ocupación a nivel de un escritorio, sala, zona, piso o edificio. Algunos sistemas pueden proporcionar información de ocupación en tiempo real, mientras que otros se centran en la utilización histórica y el análisis de planificación del espacio.
Por lo tanto, los sensores son particularmente útiles cuando la pregunta es:
«¿Cuánto de nuestro espacio de oficina se está utilizando realmente?»
en lugar de:
«¿Cuántas personas planearon venir a la oficina?»
Las plataformas de sensores dedicadas pueden, por tanto, complementar el software de reserva. Pueden identificar situaciones en las que un gran número de escritorios están reservados pero pocos están realmente ocupados, por ejemplo.
La compensación es el despliegue. Los sensores requieren hardware, instalación y gestión continua, y la tecnología adecuada depende de factores como la distribución de la oficina, los requisitos de privacidad y el nivel de detalle requerido.
Ideal para: organizaciones que necesitan mediciones muy precisas de la ocupación física y están preparadas para desplegar hardware dedicado.
3. Sistemas De Control De Acceso Y Tarjetas De Identificación
Los sistemas de control de acceso proporcionan otra fuente útil de datos de asistencia.
Si los empleados utilizan tarjetas de acceso, credenciales u otras identificaciones para entrar a una oficina, los registros resultantes pueden mostrar cuántas personas entraron al edificio y cuándo. Esto puede proporcionar una comprobación útil con respecto a las reservas de escritorios.
Por ejemplo, si se reservaron 100 escritorios pero los registros de acceso muestran que solo 72 empleados entraron al edificio, la organización tiene evidencia de que sus datos de reserva están sobrestimando la asistencia real.
Sin embargo, los datos de acceso tienen sus propias limitaciones. Entrar a un edificio no significa necesariamente usar un escritorio, sala de reuniones o piso en particular. Los empleados también pueden entrar y salir varias veces durante el día.
Por lo tanto, los datos de control de acceso son particularmente valiosos cuando se combinan con información de reservas o sensores de ocupación.
Ideal para: organizaciones que ya tienen una infraestructura de identificación o control de acceso y desean comparar la asistencia planificada con la entrada real al edificio.
4. Herramientas De Business Intelligence Y Hojas De Cálculo
Herramientas como las hojas de cálculo y las plataformas de business intelligence son útiles para analizar los datos de ocupación, pero generalmente son herramientas de análisis más que de recopilación de datos.
Por ejemplo, una organización podría exportar reservas de escritorios, reservas de salas de reuniones, uso de aparcamiento, registros de tarjetas de identificación y datos de sensores a una plataforma de BI. Esto permite a los equipos de instalaciones e inmobiliario crear paneles personalizados y comparar la ocupación entre ubicaciones, departamentos, pisos o períodos de tiempo.
Este enfoque ofrece una flexibilidad considerable, particularmente para organizaciones más grandes con infraestructura de datos existente.
Sin embargo, una plataforma de BI no puede resolver el problema subyacente de la recopilación de datos. Si su sistema de reserva no captura información de asistencia, poner los mismos datos incompletos en un panel más sofisticado no los hará más precisos.
Ideal para: organizaciones con equipos de datos existentes o requisitos complejos de análisis del lugar de trabajo de múltiples fuentes.
¿Qué Tipo De Herramienta De Ocupación De Oficina Debería Elegir?
La mejor herramienta depende de la pregunta que esté tratando de responder.
| ¿Qué quiere saber? | Herramienta más adecuada |
|---|---|
| ¿Cuántas personas planean trabajar en la oficina? | Reserva de escritorios/lugar de trabajo |
| ¿Qué escritorios y salas están reservados? | Reserva de escritorios/lugar de trabajo |
| ¿Qué días tienen la mayor asistencia prevista? | Reserva de escritorios/lugar de trabajo |
| ¿Cuántas personas entraron realmente al edificio? | Datos de control de acceso/tarjeta |
| ¿Qué escritorios o áreas estaban físicamente ocupados? | Sensores de ocupación |
| ¿Con qué eficiencia se utiliza todo el lugar de trabajo? | Reserva + datos de ocupación/acceso |
| ¿Cómo está cambiando la utilización en múltiples oficinas? | Análisis del lugar de trabajo/BI |
| ¿Qué recursos del lugar de trabajo están creando cuellos de botella? | Reserva + informes de utilización |
Para muchas oficinas híbridas, el mejor punto de partida no es necesariamente un sistema de sensores de ocupación dedicado. Una plataforma de gestión del lugar de trabajo puede proporcionar los datos de reserva, asistencia y utilización necesarios para identificar los patrones más importantes primero.
Si la organización luego necesita verificar la ocupación física con mayor detalle, se pueden añadir datos de sensores o control de acceso al análisis.
Esto también explica por qué no existe una herramienta de ocupación de oficina universalmente «mejor». La solución adecuada depende de si está tratando de medir la asistencia planificada, la asistencia al edificio, la ocupación física o la utilización general del lugar de trabajo.
Parkalot
Parkalot es una plataforma de gestión del lugar de trabajo todo en uno que combina la reserva de escritorios, la reserva de salas de reuniones, la gestión del aparcamiento y el análisis del lugar de trabajo. Para equipos híbridos, puede recopilar los datos de reserva y asistencia necesarios para comprender la ocupación de la oficina, la utilización del espacio y los patrones de asistencia de los empleados.
En lugar de depender de una plataforma de análisis separada, los administradores del lugar de trabajo pueden utilizar Parkalot para gestionar los recursos del lugar de trabajo y analizar cómo se están utilizando esos recursos. Parkalot proporciona informes de utilización, datos históricos de reservas y actividad, informes de modos de trabajo e informes de ausencia, con datos disponibles para exportar a CSV o a herramientas de business intelligence externas.
¿Qué Datos De Ocupación De Oficina Proporciona Parkalot?
Los datos de reserva y asistencia de Parkalot pueden ayudar a los gerentes de oficina a responder preguntas como:
¿Cuántos escritorios se están utilizando? Las reservas de escritorios muestran cuántos puestos de trabajo han sido reservados para un día o período determinado.
¿Qué días tienen la mayor asistencia? Los datos históricos revelan patrones de asistencia a lo largo de días, semanas y períodos más largos.
¿Cuándo alcanza su punto máximo la demanda? Los datos de demanda máxima pueden mostrar cuándo una oficina se acerca a su capacidad práctica.
¿Qué áreas son las más populares? Las reservas de escritorios pueden analizarse por zonas u otras agrupaciones del lugar de trabajo.
¿Qué salas de reuniones se utilizan más? Las reservas de salas de reuniones proporcionan información sobre frecuencia, duración y demanda máxima.
¿Cuánta capacidad de aparcamiento se está utilizando? Las reservas de aparcamiento muestran la demanda de otro recurso importante del lugar de trabajo.
¿Con qué frecuencia se utilizan realmente las reservas? Las funciones de confirmación y registro pueden ayudar a identificar reservas no utilizadas y mejorar la precisión de los datos de utilización.
Esto hace que Parkalot sea particularmente útil para las organizaciones que desean medir la ocupación y asistencia en la oficina a través de datos de reserva del lugar de trabajo, sin necesidad de instalar sensores de ocupación dedicados en toda la oficina.
Medir La Asistencia Más Allá De Las Reservas De Escritorios
Las reservas de escritorios proporcionan una forma sencilla de medir la asistencia planificada a la oficina. Por ejemplo, si una oficina tiene 100 escritorios y 70 están reservados un miércoles promedio, la tasa de ocupación planificada es del 70%.
Sin embargo, una reserva no significa necesariamente que un empleado haya llegado realmente o haya usado el escritorio. Es por eso que los registros de entrada, las funciones de confirmación y otros datos de asistencia pueden proporcionar un contexto adicional.
Parkalot también admite el informe de modos de trabajo, permitiendo a las organizaciones tener en cuenta estados como el trabajo remoto, los viajes de negocios y otros tipos de ausencia junto con las reservas del lugar de trabajo. Esto ayuda a los administradores a distinguir entre la asistencia planificada a la oficina y otros acuerdos de trabajo.
Medir Más Que Escritorios
Una plataforma de gestión del lugar de trabajo también puede mostrar cómo la asistencia afecta a otros recursos del lugar de trabajo.
Parkalot puede gestionar:
Escritorios y puestos de trabajo.
Salas de reuniones y cabinas.
Plazas de aparcamiento, incluyendo espacios con carga EV.
Otros recursos reservables del lugar de trabajo.
Esto crea una imagen más amplia de la demanda del lugar de trabajo. Una organización podría encontrar que la ocupación de escritorios promedia el 60%, por ejemplo, mientras que el aparcamiento alcanza el 95% en los días más concurridos. En esta situación, la disponibilidad de aparcamiento podría ser un cuello de botella más importante para la asistencia que la capacidad de la oficina.
Del mismo modo, los datos de las salas de reuniones pueden revelar si los espacios colaborativos se están convirtiendo en una restricción incluso cuando la ocupación de escritorios individuales sigue siendo relativamente baja.
Informes E Integraciones
Parkalot incluye herramientas de informes para analizar el uso de recursos a lo largo del tiempo, incluyendo utilización, actividad histórica, informes de modos de trabajo y ausencia. Los datos también pueden exportarse en formato CSV o accederse a través de la API para un análisis más profundo en plataformas de business intelligence.
Parkalot se integra con herramientas de lugar de trabajo incluyendo Microsoft Teams, Slack, Outlook y Google Calendar, permitiendo a los empleados interactuar con las reservas del lugar de trabajo a través de las herramientas que ya utilizan.
¿Es Parkalot Un Sistema De Sensores De Ocupación?
No. Parkalot es principalmente una plataforma de reserva y gestión del lugar de trabajo, en lugar de un sistema de monitoreo de ocupación basado en sensores.
Esta distinción es importante al comparar herramientas de ocupación de oficina. Los sistemas de sensores pueden medir si un escritorio o área física está ocupado, mientras que las plataformas de reserva registran principalmente si un recurso ha sido reservado y, cuando está configurado, si esa reserva ha sido confirmada o registrada.
Para muchos lugares de trabajo híbridos, los datos de reserva y asistencia pueden proporcionar suficiente información para identificar patrones importantes de demanda y utilización sin instalar hardware en toda la oficina. Las organizaciones que requieren una verificación física más detallada pueden combinar los datos de reserva de Parkalot con otros sistemas, incluyendo tecnología de control de acceso.
Ideal Para
Parkalot es especialmente adecuado para lugares de trabajo híbridos que desean gestionar y medir los recursos del lugar de trabajo en el mismo sistema.
Es particularmente relevante para organizaciones que buscan una combinación de:
Reserva de escritorios y hot desking.
Reservas de aparcamiento.
Reserva de salas de reuniones.
Informes de asistencia y modos de trabajo.
Informes de ocupación y utilización.
Análisis históricos del lugar de trabajo.
Registro de entrada y confirmación de reservas.
Mapas del lugar de trabajo.
Integraciones con herramientas comunes del lugar de trabajo.
Exportaciones de datos para análisis adicionales.
La ventaja clave es que la medición y la gestión ocurren en el mismo sistema. Los administradores pueden utilizar los datos de reserva y utilización para identificar recursos infrautilizados o sobre-reservados, y luego ajustar las reglas de reserva, las asignaciones o las políticas del lugar de trabajo en consecuencia.
Análisis De Ocupación De Oficina Híbrida: Por Dónde Empezar
El mejor sistema de análisis de ocupación de oficina no es necesariamente el que produce más datos. Es el que proporciona información fiable sobre la demanda del lugar de trabajo y le ayuda a tomar mejores decisiones.
Para la mayoría de los equipos híbridos, el punto de partida sensato es medir la asistencia planificada, la ocupación y la utilización utilizando los recursos del lugar de trabajo que ya gestiona. Establezca una referencia, identifique los días punta y los cuellos de botella de capacidad, y supervise si las reservas se traducen en asistencia real.
Si los datos de reserva dejan preguntas importantes sin respuesta, puede añadir otras fuentes como registros de control de acceso, análisis Wi-Fi o sensores de ocupación. Este enfoque por capas permite a las organizaciones aumentar la precisión de sus datos de ocupación sin invertir automáticamente en hardware en toda la oficina.
Una plataforma de gestión del lugar de trabajo como Parkalot puede proporcionar la base combinando reservas de escritorios, salas de reuniones y aparcamiento con análisis del lugar de trabajo e informes de asistencia.
En última instancia, el objetivo no es simplemente saber qué tan ocupada está su oficina. Es comprender cuándo, dónde y por qué se utiliza su lugar de trabajo — y utilizar esa información para tomar mejores decisiones sobre el espacio, la capacidad y el trabajo híbrido.
FAQ: Medir La Ocupación Y Asistencia En La Oficina
¿Cuál es la mejor herramienta para medir la ocupación de la oficina?
No existe una única mejor herramienta para cada lugar de trabajo. Las plataformas de reserva de escritorios y lugar de trabajo son útiles para medir la asistencia planificada y la demanda de recursos, los sistemas de control de acceso miden la entrada al edificio, y los sensores de ocupación miden la presencia física. La mejor opción depende de lo que necesite medir.
Para los lugares de trabajo híbridos que necesitan gestionar escritorios, salas de reuniones, aparcamiento y asistencia en conjunto, una plataforma de gestión del lugar de trabajo puede proporcionar un punto de partida práctico.
¿Cómo se mide la ocupación de la oficina en un lugar de trabajo híbrido?
La ocupación de la oficina puede medirse comparando el número de puestos de trabajo ocupados o reservados con el total disponible. Por ejemplo, si 75 de cada 100 escritorios están ocupados, la tasa de ocupación es del 75%.
Para un análisis más detallado, las organizaciones pueden combinar datos de reserva con registros de entrada, registros de control de acceso o sensores de ocupación para distinguir la asistencia planificada de la ocupación física real.
¿Cuál es la diferencia entre ocupación y utilización de la oficina?
La ocupación mide la cantidad de espacio que se está utilizando en un momento o período particular, mientras que la utilización analiza la intensidad con que se utiliza ese espacio a lo largo del tiempo.
Por ejemplo, una oficina puede tener un 80% de ocupación durante la mañana pero solo un 50% por la tarde. Mirar solo la tasa de ocupación podría ocultar esta variación, mientras que el análisis de la utilización puede tener en cuenta durante cuánto tiempo se utilizan realmente los escritorios u otros recursos.
¿Se pueden utilizar los datos de reserva de escritorios para medir la asistencia de los empleados?
Sí, pero las reservas de escritorios miden principalmente la asistencia planificada, en lugar de la asistencia física garantizada. Un empleado puede reservar un escritorio y posteriormente trabajar de forma remota, cancelar su visita o no utilizar la reserva.
Los registros de entrada, los sistemas de confirmación u otros datos de presencia pueden utilizarse junto con las reservas de escritorios para mejorar la precisión de la medición de la asistencia.
¿Son necesarios los sensores de ocupación para las oficinas híbridas?
No necesariamente. Los sensores de ocupación pueden proporcionar información detallada sobre la presencia física, pero requieren hardware y despliegue en las áreas relevantes.
Muchos lugares de trabajo híbridos pueden comenzar con reservas de escritorios, reservas de salas de reuniones y datos de asistencia para establecer bases de referencia útiles de ocupación y utilización. Los sensores pueden añadirse luego donde se necesite información de ocupación física más precisa.
¿Cómo puedo medir la ocupación máxima de la oficina?
Rastree la ocupación a lo largo del tiempo y compare diferentes días, semanas y períodos en lugar de confiar solo en un promedio general. Calcule los niveles de ocupación más altos e identifique los días punta recurrentes.
Por ejemplo, una oficina con una ocupación promedio del 60% puede seguir teniendo problemas de capacidad si la ocupación alcanza regularmente el 95% los martes y miércoles.
¿Cómo pueden los datos de ocupación de la oficina mejorar la utilización del espacio?
Los datos de ocupación pueden revelar qué espacios están sobreutilizados, infrautilizados o experimentan demanda en momentos particulares. Las organizaciones pueden utilizar estos conocimientos para ajustar las asignaciones de escritorios, introducir políticas de uso compartido de escritorios, cambiar la configuración de las salas de reuniones, redistribuir la asistencia a lo largo de la semana o reconsiderar su huella de oficina general.
Los análisis de ocupación más útiles conectan, por tanto, la medición con la acción en lugar de simplemente producir otro panel del lugar de trabajo.
¿Qué otras métricas del lugar de trabajo debería rastrear además de la ocupación?
Las métricas útiles del lugar de trabajo incluyen la ocupación máxima, la utilización de escritorios y salas de reuniones, la densidad de la oficina, el coste por asiento, la tasa de reserva-asistencia, la tasa de ausencias, la utilización del aparcamiento y los cambios en la asistencia a lo largo del tiempo.
El seguimiento de varias métricas juntas proporciona una imagen más completa que la ocupación sola, porque muestra no solo cuántas personas están presentes, sino con qué eficacia se están utilizando los recursos disponibles del lugar de trabajo.
¿Se puede utilizar la utilización del aparcamiento para medir la asistencia a la oficina?
Sí. Las reservas de aparcamiento pueden proporcionar otra indicación de la asistencia planificada a la oficina, particularmente en lugares de trabajo donde una proporción significativa de empleados conduce.
Los datos de aparcamiento también pueden identificar un posible cuello de botella para la asistencia. Si la ocupación de la oficina es relativamente baja pero el aparcamiento alcanza regularmente su capacidad, la disponibilidad limitada de aparcamiento puede estar impidiendo que más empleados asistan al lugar de trabajo.
¿Se pueden combinar los datos de ocupación del lugar de trabajo con datos de control de acceso o sensores?
Sí. La combinación de múltiples fuentes de datos puede proporcionar una imagen más completa del uso del lugar de trabajo.
Por ejemplo, las reservas de escritorios pueden mostrar la asistencia planificada, los datos de control de acceso pueden mostrar la entrada al edificio, y los sensores de ocupación pueden mostrar la presencia física dentro de áreas particulares. La combinación de estas fuentes puede ayudar a identificar diferencias entre la asistencia planificada y el uso real.
¿Con qué frecuencia debe medirse la ocupación de la oficina?
La ocupación debe rastrearse de forma continua cuando sea posible, y luego analizarse en períodos significativos como semanas, meses y trimestres. Observar los días individuales es útil para identificar problemas de capacidad inmediatos, mientras que el análisis a largo plazo revela patrones recurrentes de asistencia y utilización.
Para los lugares de trabajo híbridos, la comparación de los días de la semana es particularmente importante porque la asistencia puede variar significativamente entre los días punta y los días no punta.
