Los 7 mejores modelos de trabajo híbrido para tu empresa

El trabajo híbrido se ha convertido en una parte estándar de la vida laboral moderna, pero no existe un enfoque único que funcione para todas las empresas. Algunas empresas requieren que los empleados estén en la oficina en días determinados, mientras que otras dan a los equipos total flexibilidad sobre cuándo trabajan de forma remota.

En una encuesta global de 2024 realizada por Reworked INSIGHTS y Zoom, el 64% de los líderes afirmó que su lugar de trabajo había adoptado un modelo de trabajo híbrido. La misma investigación encontró que el 82% de los líderes planeaba hacer sus estilos de trabajo más flexibles en los dos años siguientes.

El mejor modelo de trabajo híbrido depende de tus empleados, lugar de trabajo, cultura empresarial y necesidades del negocio. Acertar puede mejorar la colaboración y el compromiso de los empleados, al tiempo que te ayuda a hacer un mejor uso del espacio de oficina y otros recursos compartidos.

En esta guía, exploraremos siete de los modelos de trabajo híbrido más comunes, compararemos sus ventajas y desventajas, y explicaremos cómo elegir el enfoque adecuado para tu organización.

Definiendo un modelo de trabajo híbrido

Un modelo de trabajo híbrido combina el trabajo presencial y el remoto, ofreciendo a los empleados la opción de trabajar desde la oficina durante parte de su tiempo laboral y de forma remota el resto.

El trabajo híbrido tampoco significa necesariamente una división igual entre el hogar y la oficina. Según la investigación de CBRE sobre lugares de trabajo en 2025, el 96% de las organizaciones tienen políticas de asistencia a la oficina, con un 66% esperando que los empleados trabajen desde la oficina tres o más días a la semana. Esto supone un aumento desde el 53% en 2024 y el 49% en 2023. Mientras tanto, las organizaciones con una división 50/50 entre oficina y teletrabajo cayeron del 33% al 23%.

Hay más matices más allá de esto: algunas empresas pueden exigir que los empleados estén en la oficina en días específicos, mientras que otras permiten que los empleados elijan cuándo vienen. Algunos equipos pueden pasar la mayor parte de su tiempo en la oficina, mientras que otros pueden trabajar de forma remota la mayor parte de la semana.

Simplemente tener horarios de trabajo flexibles o empleados a tiempo parcial no convierte a un lugar de trabajo en híbrido. Si los empleados trabajan en diferentes horarios o a tiempo parcial pero siempre desde las instalaciones de la empresa, la organización tiene un horario de trabajo flexible o no tradicional, no un modelo de trabajo híbrido.

Por qué es importante elegir el modelo de trabajo híbrido adecuado

No existe un modelo de trabajo híbrido único que funcione para todas las empresas. El enfoque adecuado debe equilibrar las expectativas de los empleados con las necesidades prácticas del negocio.

Un modelo de trabajo híbrido bien diseñado puede ofrecer a los empleados una mayor flexibilidad al tiempo que crea oportunidades para la colaboración presencial. Hay buenas evidencias de que el trabajo híbrido puede ofrecer beneficios más allá de la flexibilidad:

• La encuesta de Zoom de 2024 encontró que el 84% de los empleados dijo que logra más trabajo en un entorno híbrido o remoto que en una oficina o entorno presencial, mientras que el 82% de los empleados híbridos dijo sentirse conectado con sus equipos o gerentes.
• La investigación de Gallup mostró que el 64% de los empleados podía usar su tiempo de manera más eficiente, y el 61% reportó menos agotamiento como resultado del trabajo híbrido.
• La encuesta de Owl Labs encontró que el 62% de los gerentes considera que sus equipos son más productivos cuando trabajan de forma híbrida o remota, aunque el personal sigue prefiriendo las reuniones de equipo en persona (49%), la tutoría (51%) y las presentaciones con gente nueva (55%).

El modelo equivocado, sin embargo, puede crear muchos de los problemas que se supone que el trabajo híbrido debe resolver. Los empleados pueden tener dificultades para coordinarse con los colegas, las oficinas pueden saturarse en ciertos días mientras permanecen vacías en otros, y los recursos compartidos como escritorios, salas de reuniones y plazas de aparcamiento pueden volverse difíciles de gestionar.

Desde una perspectiva administrativa, un modelo híbrido permite a una empresa optimizar su capacidad de oficina. Dependiendo del enfoque elegido, el personal puede estar físicamente presente en diferentes días. En comparación con una oficina tradicional, esto permite que el mismo espacio soporte una fuerza laboral más grande. Alejarse de la asistencia diaria a la oficina permite a las empresas evitar costosas ampliaciones mientras retienen y hacen crecer una fuerza laboral productiva.

Elegir el modelo adecuado, por lo tanto, implica considerar no simplemente cuántos días deberían trabajar los empleados desde casa. Las empresas también deben considerar cómo colaboran sus equipos, cuánto espacio de oficina está disponible, qué esperan los empleados y con qué facilidad puede adaptarse el lugar de trabajo a medida que la organización crece.

Los 7 mejores ejemplos de modelos de trabajo híbrido

Si tu empresa quiere evitar trabajar en la oficina a tiempo completo, pero tampoco quiere ser totalmente remota, hay muchas maneras de lograrlo. En general, puedes considerar los 7 ejemplos siguientes como arquetipos amplios; es importante adaptar y personalizar cualquier sistema a las necesidades de tu negocio.

Modelo híbrido fijo

En un horario de trabajo híbrido fijo, los empleados asisten en días predeterminados. Normalmente, estos días de oficina son establecidos por la dirección o acordados a nivel de equipo.

Este enfoque prioriza tasas de ocupación de oficina predecibles y manejables, al tiempo que ofrece a los empleados cierto grado de flexibilidad.

Ejemplo

Un equipo trabaja en la oficina todos los martes, miércoles y jueves para colaboración y reuniones. Los lunes y viernes, todo el equipo trabaja de forma remota.

Ventajas

• Es más fácil planificar la capacidad del espacio de oficina.
• El personal sabe exactamente cuándo estarán presentes los demás empleados híbridos.
• Fomenta la colaboración presencial.
• Los gerentes pueden supervisar fácilmente la asistencia.

Desventajas

• Es menos flexible para los empleados.
• Las oficinas pueden saturarse en los días requeridos.
• La demanda de aparcamiento y escritorios puede alcanzar picos en días específicos.
• No se adapta a las preferencias de trabajo individuales.
• Impuesto con demasiada fuerza, puede crear desconfianza entre la empresa y su personal.

Ideal para

• Las organizaciones más grandes pueden usar un modelo híbrido fijo para gestionar mejor la presencia física y la capacidad de la oficina.
• También se adapta a empresas con equipos colaborativos. Las empresas con un mayor grado de colaboración entre equipos también pueden usar un modelo híbrido fijo para asegurarse de que los equipos que trabajan juntos habitualmente tengan la superposición necesaria.
• Esto también es útil para empresas en transición desde el trabajo a tiempo completo en la oficina, ayudando a los equipos a familiarizarse con un enfoque híbrido.

Cómo hacerlo exitoso

Incluso la asistencia predecible puede crear cuellos de botella en los recursos. La reserva de escritorios, el aparcamiento y las salas de reuniones se dispara cuando todos están en la oficina al mismo tiempo. Un software de reserva de oficinas puede asegurar que los empleados lleguen sabiendo que tendrán todo lo que necesitan.

Sin embargo, siempre habrá un límite máximo de capacidad. Cuando esto ocurra, considera programar diferentes equipos en diferentes períodos para reducir esta presión.

Modelo híbrido flexible

En lugar de asignar días de oficina, los modelos híbridos flexibles permiten a los empleados elegir cuándo vienen al lugar de trabajo. Pueden tomar esta decisión basándose en reuniones, cargas de trabajo o incluso preferencias personales. Naturalmente, esto suele ir acompañado de requisitos mínimos de asistencia.

El modelo híbrido flexible es lo opuesto a un entorno de trabajo híbrido fijo: ofrece un mayor grado de libertad a la fuerza laboral, a costa de un tiempo en la oficina significativamente menos predecible.

Ejemplo

Se espera que los empleados pasen al menos dos días en la oficina, pero son libres de elegir los días que mejor les convengan.

Ventajas

• Es muy flexible para los empleados.
• Apoya un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal.
• Aumenta la satisfacción de los empleados.
• Puede mejorar la retención de empleados.
• Genera confianza entre empleadores y sus trabajadores híbridos.

Desventajas

• Es difícil predecir las tasas de ocupación de la oficina.
• Existe un mayor riesgo de saturación en los días más populares.
• Los equipos pueden tener dificultades para coordinarse entre sí.
• La escasez de aparcamiento, escritorios y salas de reuniones es mucho más común.

Ideal para

• Esto es ideal para empresas o equipos que contratan principalmente trabajadores del conocimiento: personal que simplemente necesita una estación de trabajo para aplicar su experiencia.
• Las organizaciones con una cultura híbrida madura también pueden adoptar este enfoque, ya que la fuerza laboral tiene experiencia y es confiable para gestionar su propio tiempo.
• Del mismo modo, las empresas que tienen una cultura de trabajo flexible también pueden considerar este enfoque. Cuando la productividad se mide por entregables, en lugar de verificar los números de asistencia, los enfoques más flexibles permiten al personal trabajar de la manera que mejor lo hace.

Cómo hacerlo exitoso

Los modelos híbridos más flexibles se parecen más al hot desking que a cualquier otra cosa. Es por eso que la tecnología del lugar de trabajo es fundamental: el personal debe poder reservar escritorios, plazas de aparcamiento y salas de reuniones antes de llegar, haciendo que sus inicios diarios sean más fluidos. Esto también brinda a los gerentes los datos de ocupación que necesitan no solo para garantizar que se siga la política, sino también para planificar mejor la capacidad y el crecimiento futuros.

Modelo híbrido basado en equipos

En lugar de dar a cada individuo libertad total, cada departamento o equipo acuerda días de oficina comunes. Los empleados trabajan de forma remota fuera de esos períodos acordados.

Esto preserva la flexibilidad al tiempo que garantiza que los colegas puedan trabajar juntos en la oficina, fomentando aún más la cohesión del equipo y la colaboración.

Ejemplo

Un equipo asiste a la oficina todos los lunes y martes, mientras que otro departamento viene los miércoles y jueves. Un tercer equipo también viene todos los martes y miércoles, ya que su trabajo a menudo requiere superposición con los dos primeros.

Ventajas

• Construye una colaboración más fuerte entre los miembros del equipo.
• Permite una planificación de proyectos más fácil.
• Apoya una mejor asistencia a las reuniones de equipo.
• Mantiene la flexibilidad en toda la fuerza laboral.
• Mejora la cultura del equipo.

Desventajas

• Diferentes equipos pueden interactuar raramente: este es un desafío crítico para los equipos que colaboran a menudo con otros departamentos de manera frecuente.
• Los recursos compartidos pueden distribuirse de manera desigual. Los departamentos pueden competir por las salas de reuniones cuando los días de oficina se superponen.
• Requiere una coordinación cuidadosa.

Ideal para

• Las organizaciones medianas y grandes pueden usar este modelo para asegurar la colaboración del equipo mientras equilibran la demanda del espacio de oficina disponible.
• Las empresas multifuncionales también pueden implementar un modelo basado en equipos para asegurar que los equipos relevantes tengan el tiempo y la oportunidad de trabajar juntos.
• Las empresas organizadas en diferentes departamentos pueden usar este enfoque para proporcionar una estructura híbrida flexible que aún mantenga la unidad del equipo.

Cómo hacerlo exitoso

Los diseños de oficina basados en vecindarios pueden proporcionar los espacios de trabajo para que los equipos trabajen juntos, sin oficinas privadas dedicadas. Los líderes de equipo también pueden facilitar un mayor papel en la reserva de escritorios, trabajando con su equipo para asegurar que se siga la política, así como reducir la confusión sobre dónde y cuándo trabaja cada uno.

Modelo híbrido «remote-first» (primero remoto)

En un enfoque «remote-first», el trabajo remoto se considera el predeterminado. El personal solo visita cuando la colaboración en la oficina, talleres o eventos sociales lo requieren.

Ejemplo

Los empleados trabajan desde casa la mayoría de las semanas, pero visitan la oficina una o dos veces al mes para sesiones de planificación o reuniones de equipo.

Ventajas

• El trabajo en la oficina se minimiza, asegurando la máxima flexibilidad.
• Los costos de oficina pueden reducirse, debido a una menor necesidad de espacio.
• Las empresas pueden acceder a un grupo de talento más amplio al contratar trabajadores remotos.
• Ofrece un alto grado de autonomía a los empleados.
• Reduce los desplazamientos y puede mejorar la satisfacción de los empleados.

Desventajas

• Es más difícil construir la cultura empresarial.
• Pueden ocurrir brechas de comunicación en toda la organización.
• Hay menos colaboración espontánea.
• La incorporación de nuevos empleados puede ser un desafío.

Ideal para

• Las empresas que ya tienen una fuerza laboral distribuida pueden adoptar fácilmente un modelo de trabajo «remote-first».
• Las empresas que tienen múltiples ubicaciones, donde los equipos ya trabajan en diferentes ciudades, también pueden beneficiarse. En estos casos, la colaboración presencial es mucho menos importante o fácil de lograr.
• Los equipos que contratan trabajadores remotos también pueden usar este enfoque, asegurando que la asistencia física solo sea necesaria para las necesidades más importantes.

Cómo hacerlo exitoso

Cuando los empleados visitan la oficina, la experiencia debe ser fluida. Reservar escritorios, aparcamiento y salas de reuniones con antelación garantiza que el valioso tiempo de colaboración no se pierda buscando espacio disponible. Del mismo modo, la empresa debe dar un aviso claro cuando se espera asistencia. En el caso de empresas que contratan trabajadores remotos desde más lejos, se deben hacer adaptaciones con respecto a los desplazamientos hacia y desde la oficina en esos días.

Modelo híbrido «office-first» (primero la oficina)

Un sistema «office-first» trata el lugar de trabajo como la ubicación principal para el trabajo, al tiempo que permite días remotos ocasionales. Los empleados pasan la mayor parte de su semana en la oficina, pero disfrutan de un grado de flexibilidad, cuando es necesario.

Este enfoque atrae a organizaciones que valoran las reuniones cara a cara y la colaboración, al tiempo que reconocen la necesidad de adaptabilidad.

Ejemplo

Los empleados trabajan desde la oficina cuatro días a la semana. En algunas empresas, pueden ser libres de elegir su día remoto cada semana, mientras que otras pueden requerir un horario coherente y/o la aprobación de un líder de equipo o gerente.

Ventajas

• Este enfoque es el más efectivo para desarrollar la cultura empresarial.
• La comunicación es fácil debido al enfoque en los trabajadores de oficina.
• Fomenta una mayor atmósfera de colaboración.
• Hace que las tasas de ocupación sean altamente predecibles.
• Simplifica la gestión.

Desventajas

• Esta es una de las opciones menos flexibles para los trabajadores, debido al enfoque en tener una presencia física.
• Los costos de oficina son más altos, ya que el espacio se usa con frecuencia.
• Los días regulares en la oficina aumentan el tiempo de desplazamiento para los empleados.
• Es menos atractivo para los empleados que buscan un trabajo totalmente flexible.

Ideal para

• Las organizaciones orientadas al cliente que quieren ofrecer cierta flexibilidad pueden usar este modelo para asegurar que la mayoría de la fuerza laboral esté disponible para interacciones públicas.
• Los servicios profesionales o empresas que requieren colaboraciones o reuniones regulares también pueden usar este enfoque para asegurar la colaboración presencial, al tiempo que ofrecen al personal algunas opciones de trabajo remoto.

Cómo hacerlo exitoso

Incluso con una mayor asistencia, las herramientas de gestión del espacio de trabajo mejoran la experiencia del empleado al eliminar la competencia por escritorios, aparcamiento y salas de reuniones. Dependiendo de la naturaleza de tu negocio, puedes dar al personal la libertad de reservar días libres por sí mismos, o mediante aprobación. En cualquier caso, el aviso previo suele ser esencial para asegurar que se cumplan los criterios mínimos de presencia en la oficina.

Sin embargo, cuando el personal pasa la mayor parte de su tiempo en la oficina, los recursos compartidos se mantendrán en un nivel alto constante. Sé consciente de esto a medida que pase el tiempo: cuando la demanda comience a ser difícil de satisfacer, necesitarás considerar la expansión o pasar a un modelo de trabajo híbrido más flexible.

Modelo híbrido de semana dividida

El modelo de semana dividida divide cada semana entre la oficina y el trabajo remoto utilizando un horario consistente. Esto puede funcionar a nivel de empleado individual o de equipo. Alternativamente, las empresas podrían simplemente pedir a todos que asistan los mismos días, similar al modelo «office-first».

También puedes escuchar este modelo abreviado coloquialmente a la división real en días. Por ejemplo, 3 días en la oficina podrían denominarse una división tres-dos o tres días en la oficina, dos días fuera, etc. Una división cuatro-uno, de manera similar, significaría que el personal debe estar en la oficina cuatro días a la semana.

Ejemplo

En una oficina, los empleados trabajan todos los lunes, martes y miércoles en la oficina, y de forma remota todos los jueves y viernes.

En otra oficina, cada equipo trabaja tres días a la semana en la oficina. Algunos eligen trabajar de lunes a miércoles, mientras que otros prefieren trabajar a mitad de semana: de martes a jueves.

Ventajas

• Puede mantener la asistencia altamente predecible.
• Es fácil de entender para los empleados, ya que los horarios se mantienen consistentes.
• Permite a los equipos de instalaciones planificar mejor.
• Proporciona oportunidades de colaboración consistentes.

Desventajas

• La demanda de oficina puede seguir siendo alta, especialmente cuando todo el personal trabaja los mismos días.
• Ofrece significativamente menos flexibilidad que los enfoques liderados por empleados.
• Puede que tampoco se adapte igualmente a las necesidades de cada departamento.

Ideal para

• Las organizaciones nuevas en los estilos de trabajo flexibles pueden usar este enfoque antes de considerar tipos más avanzados de trabajo híbrido.
• Las pequeñas y medianas empresas también pueden beneficiarse, ya que el horario simple funciona bien para fuerzas laborales más pequeñas.
• Las empresas que quieren un horario simple también pueden usar este enfoque.

Cómo hacerlo exitoso

Si todos asisten los mismos días, puedes usar escritorios asignados permanentemente. Sin embargo, cuando los horarios se vuelven un poco más dinámicos, los escritorios reservables pueden ayudar a asegurar que el espacio de oficina se use de manera óptima. Por supuesto, la demanda de salas de reuniones y plazas de aparcamiento también fluctuará con las tasas de asistencia.

Modelo híbrido basado en actividades

En lugar de seguir un horario fijo, los empleados eligen cuándo trabajan en la oficina según las tareas que necesitan completar. El trabajo de concentración podría ocurrir en casa, mientras que las reuniones de equipo y otras tareas colaborativas se llevan a cabo en la oficina.

Este modelo se centra en elegir el entorno adecuado para cada actividad. La naturaleza exacta de esta estrategia de trabajo híbrido puede diferir entre equipos, ya que cada departamento tiene sus propias tareas y estilos de trabajo que deben tenerse en cuenta.

Ejemplo

Un empleado trabaja de forma remota mientras prepara informes, visita la oficina para sesiones de lluvia de ideas y reserva salas de reuniones para presentaciones a clientes. Coordina talleres dentro de su equipo, asegurando que todos puedan asistir el día correspondiente.

Ventajas

• Es uno de los enfoques más flexibles.
• Apoya la productividad de los empleados al emparejar la ubicación correcta con cada tarea.
• Fomenta visitas a la oficina con un propósito.
• Apoya el equilibrio entre la vida laboral y personal y mejora la satisfacción de los empleados.
• También optimiza la utilización de la oficina.

Desventajas

• Requiere una planificación cuidadosa, ya que las cargas de trabajo y las necesidades de tareas pueden cambiar rápidamente.
• Los gerentes necesitan una buena visibilidad de la asistencia.
• Los empleados necesitan un medio para reservar y asegurar recursos.
• Puede ser confuso sin políticas claras de lugar de trabajo.

Ideal para

• Las organizaciones híbridas maduras pueden sacar el máximo provecho del enfoque basado en actividades; su personal está adaptado al trabajo híbrido, y tienen la cultura, políticas y herramientas para facilitarlo.
• Las empresas basadas en el conocimiento que pueden trabajar desde cualquier lugar también se benefician, ya que este modelo pone un mayor énfasis en el trabajo de concentración y la productividad de los empleados.
• Las empresas que adoptan el trabajo ágil, la comunicación asíncrona y la responsabilidad de los empleados también pueden usar sistemas basados en actividades para apoyar mejor al personal.

Cómo hacerlo exitoso

Este modelo depende de la tecnología del lugar de trabajo. Los empleados necesitan reservar rápidamente escritorios, plazas de aparcamiento, salas de reuniones y otros recursos, mientras que los gerentes necesitan datos de ocupación para entender cómo se está utilizando el espacio de oficina.

También debes verificar las tasas de asistencia, ya que puedes encontrar que algunos días siguen siendo los más populares. Esto creará un cuello de botella en la disponibilidad de recursos, y puede que necesites tomar más medidas para fomentar una distribución más amplia de la actividad a lo largo de la semana.

Comparación de los mejores modelos de trabajo híbrido

Las diferencias entre los modelos de trabajo híbrido no son solo teóricas. El estudio CBRE 2026 Global Workplace & Occupancy Insights encontró que la utilización promedio de oficinas a nivel mundial aumentó del 38% en 2024 al 53% en 2025, mientras que la utilización máxima alcanzó el 80%. A medida que más organizaciones adoptan horarios flexibles y espacios de trabajo compartidos, elegir un modelo que coincida con la demanda real del lugar de trabajo se vuelve cada vez más importante.

*La eficiencia del espacio depende de cómo se implemente el modelo, las tasas de ocupación, la distribución de la oficina y la disponibilidad de herramientas de gestión del lugar de trabajo.

¿Se puede usar más de un modelo de trabajo híbrido?

Sí. De hecho, muchas organizaciones usan una combinación de modelos de trabajo híbrido en lugar de seguir un solo enfoque en toda la empresa.

Los siete modelos anteriores no son categorías completamente separadas. Hay un solapamiento considerable entre ellos porque describen diferentes formas de organizar el trabajo híbrido. Diferentes equipos tampoco necesariamente tienen que seguir el mismo modelo de trabajo híbrido. De hecho, CBRE informa que el 83% de las organizaciones ahora consideran la función del puesto en sus ratios de uso compartido de escritorios, reconociendo que diferentes roles pueden tener diferentes requisitos de lugar de trabajo.

Por ejemplo, una empresa puede ser tanto basada en equipos como «remote-first». El trabajo remoto podría ser el predeterminado, mientras que los equipos individuales deciden cuándo necesitan reunirse en persona. Una empresa también podría usar un modelo fijo y «office-first», con los empleados trabajando desde la oficina la mayor parte de la semana pero siguiendo un día remoto predeterminado.

Diferentes modelos para diferentes equipos

También es posible, y a menudo práctico, que diferentes equipos sigan diferentes modelos de trabajo híbrido.

Por ejemplo, una empresa podría tener:

• Ventas: Office-first, porque la interacción cara a cara regular es importante.
• Desarrollo de software: Remote-first, con días de equipo ocasionales.
• Marketing: Basado en equipos, con todos asistiendo los martes y miércoles.
• Atención al cliente: Híbrido fijo, asegurando que haya suficientes empleados disponibles en la oficina cada día.

Este enfoque permite a las empresas adaptar su estrategia híbrida a la forma en que realmente trabajan los diferentes equipos, en lugar de imponer las mismas reglas a todos.

Sin embargo, múltiples modelos pueden hacer que la gestión del lugar de trabajo sea más complicada. Los empleados pueden tener diferentes patrones de asistencia, la ocupación de la oficina puede ser más difícil de predecir, y la demanda de escritorios, plazas de aparcamiento y salas de reuniones puede variar significativamente entre equipos y días.

Aquí es donde las herramientas de gestión del lugar de trabajo se vuelven particularmente útiles. Las políticas claras, las opciones de reserva basadas en equipos y la visibilidad de la ocupación del lugar de trabajo pueden ayudar a las empresas a mantener la flexibilidad sin perder el control de sus recursos compartidos.

Piensa en los modelos híbridos como bloques de construcción

En lugar de preguntar «¿Cuál de estos siete modelos deberíamos elegir?», puede ser más útil preguntarse «¿Qué combinación de enfoques funciona mejor para nuestra organización?»

La combinación adecuada puede cambiar con el tiempo a medida que tu fuerza laboral crece, los equipos evolucionan y las necesidades de tu lugar de trabajo cambian. Lo que importa es crear una configuración híbrida que dé a los empleados la flexibilidad que necesitan, al tiempo que apoya la colaboración y hace un uso efectivo de los recursos disponibles de tu lugar de trabajo.

Desafíos comunes a todos los modelos de trabajo híbrido

Independientemente del modelo de trabajo híbrido que elijas, cada empresa se enfrenta a desafíos operativos similares. Si bien el trabajo híbrido ofrece una mayor flexibilidad a los empleados, también hace que la gestión de los espacios de oficina, el aparcamiento y los recursos del lugar de trabajo sea mucho más compleja que en una oficina tradicional.

El trabajo híbrido puede ofrecer beneficios significativos, pero también crea nuevos desafíos. La investigación de Gallup encontró que el 64% de los empleados híbridos dice que usa su tiempo de manera más eficiente y el 61% experimenta menos agotamiento o fatiga. Sin embargo, el 31% reporta menos acceso a recursos y equipos de trabajo, mientras que el 24% reporta una disminución de la colaboración con su equipo.

Sin procesos y herramientas claros, las empresas pueden encontrarse rápidamente lidiando con ineficiencias que frustran a los empleados y aumentan los costos operativos.

Escasez de escritorios y estaciones de trabajo vacías

Uno de los mayores desafíos con los modelos de trabajo híbrido es equilibrar la disponibilidad de escritorios. En los días de oficina populares, los empleados pueden tener dificultades para encontrar un espacio de trabajo disponible, mientras que en días más tranquilos, grandes áreas de la oficina permanecen vacías.

Esta imprevisibilidad dificulta la optimización del espacio de oficina y puede dejar a los empleados con una mala experiencia en el lugar de trabajo.

Espacio de oficina subutilizado

Muchas empresas redujeron su huella de oficina después de adoptar el trabajo híbrido, solo para descubrir que la utilización varía drásticamente a lo largo de la semana. Los martes y miércoles pueden estar cerca de su capacidad, mientras que los lunes y viernes son significativamente más tranquilos.

Sin datos de ocupación fiables, es difícil saber si tienes demasiado espacio de oficina, muy poco, o simplemente necesitas distribuir la asistencia de manera más efectiva.

Conflictos de aparcamiento

El aparcamiento a menudo se convierte en uno de los desafíos más pasados por alto del trabajo híbrido. Cuando los empleados eligen los mismos días de oficina, la demanda de plazas de aparcamiento puede superar la oferta, lo que genera frustración antes de que comience la jornada laboral.

Un sistema de reservas y políticas de aparcamiento claras ayudan a garantizar que los espacios disponibles se asignen de manera justa, al tiempo que dan a los empleados la confianza de que una plaza les esperará cuando lleguen.

Disponibilidad de salas de reuniones

El trabajo híbrido cambia la forma en que se organizan las reuniones. Los equipos suelen programar sesiones colaborativas en los días de oficina, creando una demanda máxima de salas de reuniones en ciertos momentos de la semana.

Sin un sistema de reservas, las reservas dobles, las salas no disponibles y las interrupciones de última hora se vuelven cada vez más comunes.

Los empleados no encuentran a sus colegas

Una de las mayores ventajas de venir a la oficina es colaborar con los compañeros de trabajo. Sin embargo, si los empleados no saben quién está en la oficina – ni dónde están sentados – ese beneficio desaparece rápidamente.

Los mapas de oficina interactivos, los vecindarios de oficina y los planos de asientos facilitan mucho a los empleados localizar a sus compañeros de equipo y planificar días de oficina productivos juntos.

Patrones de asistencia inconsistentes

Los modelos de trabajo híbrido flexibles dan a los empleados una mayor libertad, pero también hacen que la ocupación de la oficina sea mucho más difícil de predecir. Los gerentes pueden tener dificultades para planificar las instalaciones, mientras que los empleados pueden llegar esperando colaborar solo para descubrir que sus colegas están trabajando de forma remota.

Las políticas claras de lugar de trabajo, los horarios compartidos y los sistemas de reservas ayudan a crear una mejor visibilidad sin sacrificar la flexibilidad.

La tecnología adecuada facilita el trabajo híbrido

La buena noticia es que estos desafíos no son causados por el trabajo híbrido en sí – suelen ser el resultado de intentar gestionar un lugar de trabajo flexible utilizando procesos diseñados para una oficina a tiempo completo.

El software moderno de gestión del lugar de trabajo ayuda a las organizaciones a coordinar las reservas de escritorios, aparcamiento, salas de reuniones y mapas de oficina desde una única plataforma. También proporciona datos de ocupación que ayudan a las empresas a entender cómo se está utilizando su lugar de trabajo híbrido e identificar oportunidades para mejorar la utilización del espacio con el tiempo.

Cómo elegir el mejor modelo de trabajo híbrido

Con tantos modelos de trabajo híbrido para elegir, es fácil asumir que hay una opción «mejor». En realidad, el modelo adecuado depende de las personas, la cultura y el lugar de trabajo de tu empresa. Lo que funciona bien para una startup tecnológica en rápido crecimiento puede no ser adecuado para una firma de servicios profesionales orientada al cliente o una empresa global.

No olvides que una política híbrida no tiene que venir necesariamente completamente de la alta dirección. Gallup encontró que los empleados cuyo equipo de trabajo decide su política híbrida juntos son más propensos a decir que la política es justa (55%) y que tiene un impacto positivo en la colaboración (90%).

Antes de decidirte por un modelo de trabajo híbrido, hazte las siguientes preguntas.

¿Con qué frecuencia necesitan colaborar los empleados?

Si los equipos trabajan regularmente juntos en proyectos, organizan talleres o se reúnen con clientes, un modelo que anime a los empleados a asistir a la oficina los mismos días, como un modelo híbrido fijo o basado en equipos, puede ser la mejor elección.

Si la mayor parte del trabajo se realiza de forma independiente, un enfoque flexible o «remote-first» podría ofrecer mayores beneficios.

¿La capacidad de la oficina es limitada?

Muchas organizaciones han reducido su huella de oficina a medida que el trabajo híbrido se ha vuelto más común. Si el espacio de escritorio es limitado, elegir un modelo que distribuya la asistencia a lo largo de la semana puede ayudar a evitar la saturación y hacer un mejor uso de los espacios de trabajo disponibles.

¿Los empleados compiten por el aparcamiento?

El aparcamiento a menudo se pasa por alto al diseñar un lugar de trabajo híbrido. Si tu oficina tiene menos plazas de aparcamiento que empleados, la asistencia sin restricciones puede llevar rápidamente a la frustración en los días más concurridos.

Introducir reservas de aparcamiento o asignar días de oficina puede ayudar a gestionar la capacidad de aparcamiento, distribuyendo la demanda de manera más uniforme y creando una experiencia más justa para todos.

¿Las salas de reuniones están frecuentemente sobresaturadas?

Si los empleados visitan principalmente la oficina para el trabajo colaborativo, la demanda de salas de reuniones puede superar rápidamente la oferta. En este caso, necesitarás un modelo híbrido que apoye la planificación anticipada y un sistema fiable de reserva de salas para evitar conflictos de programación.

¿Los equipos necesitan asientos fijos?

Algunos departamentos se benefician de estar sentados juntos todos los días, mientras que otros están contentos usando cualquier espacio de trabajo disponible. Entender cómo trabajan tus equipos ayudará a determinar si los asientos asignados, los vecindarios de oficina o el hot desking es la mejor opción para tu organización.

Un plano de asientos de oficina también puede facilitar mejor estas necesidades, ayudando a los equipos a planificar juntos, apoyando los modelos de trabajo híbrido basados en equipos y en actividades. Del mismo modo, puedes configurar tu oficina en diseños de hot desking o vecindarios de equipo para apoyar mejor el enfoque elegido.

¿Los gerentes necesitan datos de utilización?

Elegir un modelo de trabajo híbrido no es una decisión única. A medida que tu lugar de trabajo evoluciona, querrás entender cómo se está utilizando realmente el espacio de oficina.

Las analíticas del lugar de trabajo y las métricas de oficina pueden revelar tendencias como la ocupación máxima, la utilización de escritorios, la demanda de aparcamiento y el uso de salas de reuniones, ayudando a los gerentes a tomar decisiones informadas en lugar de basarse en suposiciones.

¿La flexibilidad es una prioridad?

Las expectativas de los empleados han cambiado significativamente en los últimos años. Muchos empleados valoran ahora la flexibilidad junto con el salario y las oportunidades de desarrollo profesional. Si atraer y retener talento es un objetivo clave, un modelo de trabajo híbrido más flexible puede proporcionar una ventaja competitiva.

Sin embargo, la flexibilidad siempre debe equilibrarse con las necesidades de colaboración y operativas del negocio.

¿Tu modelo de trabajo híbrido será escalable a medida que tu empresa crezca?

Un modelo de trabajo híbrido que funciona bien para un equipo de 30 empleados puede volverse difícil de gestionar una vez que la organización crece hasta varios cientos de personas o se expande a múltiples oficinas.

Al planificar para el futuro, considera si tu modelo elegido puede adaptarse a tamaños de fuerza laboral cambiantes, nuevas ubicaciones de oficina y políticas de lugar de trabajo en evolución sin crear trabajo administrativo innecesario.

Encontrando el equilibrio adecuado

El mejor modelo de trabajo híbrido es aquel que apoya tanto a tus empleados como a tus objetivos comerciales. En lugar de centrarte únicamente en la flexibilidad o la asistencia a la oficina, busca crear un lugar de trabajo que fomente la colaboración, haga un uso eficiente del espacio de oficina y proporcione a los empleados una experiencia consistente y positiva.

A medida que tu organización crece, las herramientas adecuadas de gestión del lugar de trabajo pueden ayudarte a adaptar tu estrategia híbrida simplificando las reservas de escritorios, aparcamiento y salas de reuniones, al tiempo que proporcionan los datos necesarios para mejorar continuamente tu lugar de trabajo.

Tecnología para apoyar tu configuración híbrida

Elegir el modelo de trabajo híbrido adecuado es solo el primer paso. Para apoyar un estilo de trabajo más flexible, las empresas necesitan una forma sencilla de compartir los recursos del lugar de trabajo.

En la encuesta de Zoom de 2024:

• El 72% de los empleados dijo que su organización necesitaba nuevas herramientas o tecnologías para apoyar el trabajo remoto.
• El 75% dijo que su tecnología actual para el trabajo remoto necesitaba mejorar.

En la mayoría de los modelos híbridos, los empleados necesitan asegurar algunos elementos esenciales antes de venir a la oficina. Primero y ante todo necesitan un escritorio para trabajar, pero también pueden necesitar reservar salas de reuniones, equipos o incluso una plaza de aparcamiento. Del mismo modo, la empresa necesita una forma de evitar conflictos, rastrear el uso de la oficina y entender si el nuevo sistema es efectivo.

Software de reserva de escritorios

A medida que el trabajo híbrido se vuelve más común, los asientos asignados permanentemente también se están volviendo menos universales. CBRE encontró que la proporción de organizaciones que usan asientos asignados cayó del 83% en 2021 al 55% en 2025, mientras que el uso de modelos híbridos y de uso compartido de escritorios aumentó del 12% al 36%.

Con una aplicación de reserva de escritorios, en lugar de llegar y esperar encontrar un espacio de trabajo adecuado, los empleados pueden ver lo que está disponible y reservar un escritorio con antelación. Los gerentes también pueden usar la información de las reservas para entender la demanda y hacer un mejor uso del espacio de oficina disponible.

Software de reserva de aparcamiento

El aparcamiento puede convertirse en una fuente importante de frustración cuando los empleados tienen horarios diferentes, pero un número limitado de plazas de aparcamiento.

El software de reserva de aparcamiento permite a los empleados reservar una plaza con antelación y da a los gerentes un mayor control sobre cómo se asigna el aparcamiento. También puede ayudar a las organizaciones a identificar la demanda máxima y hacer un mejor uso de los espacios infrautilizados.

Cuando el personal sabe que una plaza está asegurada, puede conducir hasta el trabajo. Cuando las plazas no están disponibles en un día determinado, este aviso permite a los empleados hacer otros arreglos.

Reserva de salas de reuniones

Las salas de reuniones suelen tener una gran demanda en los días de oficina, particularmente cuando los equipos usan el lugar de trabajo principalmente para la colaboración. Incluso cuando todo el departamento está trabajando en la oficina, las salas de reuniones siguen siendo esenciales para reuniones individuales, sesiones de grupo y llamadas con clientes.

Un sistema de reserva de salas de reuniones permite a los empleados ver la disponibilidad y reservar un espacio adecuado sin depender de correos electrónicos u hojas de cálculo. Esto reduce las dobles reservas y facilita que los equipos planifiquen días de oficina productivos.

Mapas de oficina interactivos

Cuando los empleados no tienen escritorios permanentes, encontrar el espacio de trabajo adecuado puede ser sorprendentemente difícil.

Los mapas de oficina interactivos ofrecen a los empleados una visión general visual del lugar de trabajo, ayudándoles a encontrar escritorios, salas de reuniones, colegas y otros recursos. También pueden facilitar a los gerentes del lugar de trabajo la planificación y organización de la distribución cambiante de la oficina.

Analíticas de ocupación

Los lugares de trabajo híbridos están en constante cambio. Un espacio que parece suficientemente grande hoy puede saturarse a medida que la empresa crece, mientras que otras áreas pueden permanecer infrautilizadas.

Los datos de ocupación y utilización ayudan a los gerentes a entender cómo se está utilizando realmente el lugar de trabajo. Esto puede revelar los días de asistencia máxima, las áreas infrautilizadas y los patrones en la demanda de escritorios, salas de reuniones o aparcamiento.

En lugar de adivinar cuánto espacio necesita la empresa, los gerentes pueden usar datos de uso reales para tomar decisiones más informadas.

Vecindarios de oficina

Adaptar la distribución de tu oficina en vecindarios de oficina da a los equipos o departamentos áreas designadas de la oficina sin asignar necesariamente escritorios individuales. El enfoque de vecindarios necesita tecnología para funcionar. Los equipos necesitan coordinarse entre sí, y el resto de la fuerza laboral necesita poder ver cuándo se está utilizando un vecindario determinado.

Este enfoque puede proporcionar a los empleados un sentido de pertenencia mientras mantiene la flexibilidad del hot desking. También puede facilitar que los colegas se encuentren cuando vienen a la oficina.

Los vecindarios de oficina funcionan particularmente bien junto con la reserva de escritorios y los mapas de oficina interactivos.

Gestión de visitantes

Para las empresas que reciben regularmente clientes, candidatos, contratistas u otros visitantes, la gestión de visitantes puede ser otra parte importante del lugar de trabajo híbrido.

Un sistema de gestión de visitantes puede ayudar a coordinar las llegadas, notificar a los empleados cuando lleguen los invitados y proporcionar una experiencia más fluida para todos los que entran al lugar de trabajo.

Unificando la gestión del lugar de trabajo híbrido

El desafío de usar múltiples herramientas de lugar de trabajo es que los empleados y gerentes pueden terminar teniendo que cambiar entre diferentes sistemas para diferentes recursos.

Una plataforma puede manejar los escritorios, otra puede gestionar las salas de reuniones y un sistema separado puede usarse para el aparcamiento. Esto puede hacer que el lugar de trabajo sea más complicado de gestionar en lugar de menos.

Parkalot reúne varias de estas funciones en una única plataforma de gestión del lugar de trabajo. Los empleados pueden usarla para reservar plazas de aparcamiento, escritorios y salas de reuniones, mientras que los gerentes del lugar de trabajo pueden gestionar recursos, crear mapas interactivos y usar el panel de control para ver cómo se están utilizando los espacios compartidos.

Esto significa que las empresas pueden apoyar diferentes modelos de trabajo híbrido sin tener que rediseñar su tecnología cada vez que su estrategia de lugar de trabajo cambie.

Para los empleados, el beneficio es simple: un solo lugar para encontrar y reservar los recursos que necesitan. Para los gerentes del lugar de trabajo, significa una mayor visibilidad y control sobre cómo se está utilizando la oficina.

Encontrando el mejor modelo de trabajo híbrido para ti

El mejor modelo de trabajo híbrido es el que se adapta a la forma en que tu gente y tu negocio trabajan realmente. Para algunas organizaciones, eso puede significar días de oficina fijos, mientras que otras se beneficiarán de modelos flexibles, basados en equipos o «remote-first». En muchos casos, diferentes equipos pueden necesitar diferentes enfoques.

Cualquiera que sea el modelo que elijas, el lugar de trabajo debe apoyarlo. Ofrecer a los empleados formas sencillas de reservar escritorios, plazas de aparcamiento y salas de reuniones puede hacer que el trabajo híbrido sea más fácil de gestionar, al tiempo que ayuda a las empresas a entender cómo se está utilizando su espacio.

A medida que tu organización cambia, no tengas miedo de revisar tu modelo de trabajo híbrido. La configuración adecuada hoy puede no ser la adecuada a medida que tu fuerza laboral, lugar de trabajo y necesidades comerciales evolucionan.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el mejor modelo de trabajo híbrido?

No existe un mejor modelo de trabajo híbrido único para cada empresa. El enfoque adecuado depende de factores como la frecuencia con la que los equipos necesitan colaborar, la capacidad de la oficina, las preferencias de los empleados y la naturaleza del trabajo. Algunas empresas pueden beneficiarse de un modelo fijo o «office-first», mientras que otras pueden ser más adecuadas para el trabajo flexible, «remote-first» o basado en actividades.

¿Qué es un modelo de trabajo híbrido flexible?

Un modelo de trabajo híbrido flexible da a los empleados un mayor control sobre cuándo trabajan desde la oficina y cuándo lo hacen de forma remota. En lugar de asignar días de oficina específicos, los empleados pueden elegir su horario en función de su carga de trabajo, reuniones y preferencias personales. Algunas empresas siguen estableciendo un número mínimo de días de oficina por semana o mes.

¿Qué es un modelo de trabajo híbrido fijo?

Un modelo de trabajo híbrido fijo requiere que los empleados trabajen desde la oficina en días predeterminados. Por ejemplo, los empleados podrían trabajar de forma remota los lunes y viernes y asistir a la oficina de martes a jueves. Esto ofrece menos flexibilidad que otros modelos híbridos, pero hace que la ocupación de la oficina y la colaboración en equipo sean más fáciles de planificar.

¿Cuáles son los ejemplos más comunes de modelos de trabajo híbrido?

Los ejemplos comunes de modelos de trabajo híbrido incluyen los modelos híbridos fijo, flexible, basado en equipos, «remote-first», «office-first», de semana dividida y basado en actividades. Estos enfoques también pueden solaparse. Por ejemplo, una empresa puede ser tanto «remote-first» como basada en equipos, con equipos eligiendo días específicos para reunirse en persona.

¿Cómo eligen las empresas un modelo de trabajo híbrido?

Las empresas deben considerar cómo trabajan sus empleados, la frecuencia con la que los equipos necesitan colaborar, la capacidad de la oficina y el aparcamiento, las expectativas de los empleados y cuánta flexibilidad puede soportar el negocio. También es importante considerar si el modelo puede escalar a medida que la empresa crece. El seguimiento de la utilización del lugar de trabajo puede ayudar a las empresas a ajustar su enfoque en función del uso real en lugar de suposiciones.

¿Qué modelo de trabajo híbrido funciona mejor para el compromiso de los empleados?

No hay una respuesta universal, pero los modelos que ofrecen a los empleados una flexibilidad significativa al tiempo que crean oportunidades para la colaboración en persona pueden apoyar el compromiso de los empleados. Un modelo híbrido basado en equipos o flexible puede funcionar particularmente bien cuando los empleados valoran la autonomía pero también se benefician de la interacción regular cara a cara.

¿Qué modelo es mejor para la retención de empleados?

Un modelo híbrido flexible puede apoyar la retención de empleados al darles un mayor control sobre dónde trabajan y ayudarles a equilibrar su trabajo con su vida personal. Sin embargo, la flexibilidad es solo un factor en la retención. La cultura empresarial, el desarrollo profesional, la compensación y las oportunidades de colaboración también juegan un papel importante.

¿Un modelo de trabajo híbrido requiere un software de reserva de escritorios?

No necesariamente, pero un software de reserva de escritorios puede hacer que los lugares de trabajo híbridos sean mucho más fáciles de gestionar. Cuando los empleados no tienen escritorios asignados permanentemente, un software de reservas les permite reservar un espacio de trabajo antes de llegar a la oficina. También puede ayudar a los gerentes a entender la demanda, evitar la saturación y hacer un mejor uso del espacio de oficina disponible.