Encontrar a un colega solía ser fácil: simplemente ibas a su escritorio asignado. El trabajo híbrido ha cambiado eso. Con empleados que reparten su tiempo entre el hogar y la oficina, y muchas empresas adoptando el hot desking, un plano de asientos de oficina tradicional ya no es suficiente.
Los lugares de trabajo modernos necesitan planos de asientos de oficina que se actualicen a medida que los empleados se mueven, reservan escritorios y colaboran entre diferentes equipos.
En esta guía, explicaremos cómo han evolucionado los planos de asientos de oficina, qué significa realmente la gestión de asientos de oficina y cómo los mapas de oficina interactivos pueden simplificar el trabajo híbrido.
¿Qué Es Un Plano De Asientos De Oficina?
Un plano de asientos de oficina es un mapa o plano de planta del lugar de trabajo que detalla dónde se encuentran los escritorios. Tradicionalmente, un sistema de plano de oficina mostraría al empleado correspondiente para cada espacio de trabajo.
Sin embargo, en su forma más básica, un plano de asientos de oficina muestra dónde se encuentran los escritorios dentro de una oficina. Los planos de oficina digitales modernos también pueden mostrar salas de reuniones, áreas de colaboración, reservas de empleados y disponibilidad de espacios de trabajo.
Por Qué Los Planos De Asientos De Oficina Tradicionales No Funcionan Para Las Oficinas Híbridas
Los planos de asientos de oficina tradicionales funcionaban bien en los modelos de negocio tradicionales, donde los empleados venían en horarios fijos y se sentaban en asientos asignados permanentemente. Los arreglos de escritorios rara vez cambiaban, por lo que un plano de oficina fijo era una herramienta de referencia simple para localizar a otros miembros del personal.
Hoy en día, el negocio es mucho más flexible, y una empresa puede tener diferentes planos de asientos de oficina a lo largo de un año, un mes o incluso una semana. He aquí por qué.
La Asignación Fija Ya No Refleja La Realidad
Las empresas de hoy en día a menudo favorecen los horarios híbridos y otros planos de oficina flexibles. Incluso en oficinas que tienen asientos asignados, el trabajo híbrido por sí solo significa que el personal no siempre está en la oficina. Un plano de asientos de oficina estático no es suficiente: el personal necesitaría cotejarlo con otros registros o enviar un mensaje a la persona correspondiente solo para confirmar que está en la oficina.
Existen Muchas Formas Emergentes De Hot Desking
Cuando hablamos de hot desking, es fácil imaginar un plano de planta abierto con escritorios dispuestos en filas continuas o incluso en grupos compactos. Sin embargo, existen algunas variantes que han evolucionado, y vale la pena señalar cómo funcionan, para entender cómo los planos de asientos de oficina las respaldan.
El hot desking típico opera en un arreglo de «primero en llegar, primero en servir», con el personal moviéndose entre escritorios de manera muy frecuente.
Con la hotelería de oficinas (office hoteling), el personal viene a la oficina por un período definido y reserva el mismo escritorio o espacio de trabajo durante ese tiempo. Con menos movimiento, es más fácil concentrarse, y otros miembros del personal pueden querer reservar sus propios escritorios basándose en esta información.
Los vecindarios de oficina se centran en proporcionar áreas de trabajo separadas, donde los equipos pueden coordinarse y colaborar. Bajo este sistema, saber dónde están sentados los otros miembros del equipo es más crítico, y los equipos deben asegurarse de elegir vecindarios con la cantidad adecuada de asientos, junto con otras comodidades como salas de reuniones o zonas tranquilas.
Bajo cada uno de estos sistemas, la comunicación clara entre los equipos es fundamental. El personal necesita organizarse, ya sea eligiendo un vecindario o tratando de localizarse mutuamente en una sala de hot desking. Sin planos de asientos de oficina claros y fáciles de leer, esto se vuelve mucho más difícil.
| Sistema de asientos | Cómo funciona | Por qué es importante un plano de asientos |
|---|---|---|
| Escritorios asignados | Los empleados usan siempre el mismo escritorio | Ayuda principalmente a visitantes y nuevos empleados |
| Hot desking | El personal elige cualquier escritorio disponible | Permite a los empleados localizar a los colegas rápidamente |
| Hotelería de oficinas | Los escritorios se reservan con antelación | Muestra qué escritorios están reservados |
| Vecindarios de oficina | Los equipos se sientan en zonas designadas | Ayuda a los compañeros de equipo a encontrarse |
La Gente No Puede Encontrarse
Si un empleado está tratando de encontrar a otra persona, necesita una manera fácil de localizarse mutuamente. Aquí es donde el lenguaje o el sistema de plano de oficina utilizado por su oficina entra en juego.
Por ejemplo, el personal necesita saber:
En qué piso está la persona, si sus instalaciones tienen varios pisos.
En qué sala está el otro empleado. Si su oficina tiene varias áreas designadas, esto ayudará a reducir la búsqueda.
Qué escritorio está utilizando la persona.
Como puede imaginar, un enfoque descriptivo no es útil. Un sistema de referencia rápida, como un plano de asientos de oficina, ayuda a mejorar la comunicación. Esto ahorra tiempo, mejora la colaboración y elimina cualquier estrés o molestia para el personal.
Cualquiera que haya pasado diez minutos caminando por una oficina buscando a un colega sabe lo frustrante que puede ser esto.
Se Vuelven Obsoletos Casi Inmediatamente
Con el trabajo híbrido y el hot desking, los asientos cambian a diario. Y eso no tiene en cuenta a los nuevos empleados que se unen a la empresa, ni a los que se van. Esta rotación constante significa que un plano de asientos de oficina permanente y estático puede quedar obsoleto rápidamente.
Esta es una de las principales razones por las que la mayoría de las oficinas se alejan de los planos de oficina que etiquetan dónde están los empleados. Las opciones interactivas, o el uso de números de asignación de escritorios, suele ser mucho más fácil. Además, se mantiene preciso incluso cuando el personal entra y sale.
¿Qué Es La Gestión De Asientos De Oficina?
Tomemos un momento para hablar de los planos de oficina en el contexto más amplio de la gestión de asientos de oficina, ya que no son lo mismo.
La gestión de asientos de oficina es mucho más amplia y se centra en planificar, asignar y organizar los arreglos de asientos físicos. Los gerentes o administradores de oficina suelen ser los responsables de esto. Determinan los objetivos comerciales y las necesidades de los empleados, y definen el plano de oficina apropiado.
El trabajo híbrido no ha eliminado la necesidad de la gestión de asientos de oficina—ha cambiado la forma en que se realiza. En lugar de asignar manualmente escritorios cada mañana, los gerentes del lugar de trabajo ahora establecen reglas de reserva, vecindarios, límites de capacidad y políticas de lugar de trabajo, mientras que los empleados reservan sus propios escritorios.
Esto deja que la gestión de asientos de oficina se centre en las cuestiones más amplias, como las optimizaciones futuras del plano de asientos de oficina y garantizar la cantidad adecuada de recursos para el trabajo diario.
¿Qué Hace Efectivo Un Plano De Asientos De Oficina?
Los planos de asientos de oficina cumplen el propósito principal de ayudar al personal a encontrar los asientos asignados, pero hay algunas necesidades más que quizás quieras considerar.
Por ejemplo, ¿quieres un plano de asientos de oficina simple que muestre dónde están los escritorios compartidos? Esto es muy rápido y fácil de hacer. Alternativamente, quizás quieras algo más interactivo, que muestre quién está sentado dónde.
Mirando más allá, ¿quieres también mostrar zonas tranquilas, cocinas, espacios compartidos e incluso salas de reuniones? Todo esto ayuda a la comunicación entre los empleados, pero en este punto, tu plano de asientos de oficina ha evolucionado hacia un mapa de oficina interactivo completamente desarrollado.
Como exploraremos pronto, con un software de plano de oficina, tienes estas opciones a tu disposición. Es solo una cuestión de cuánto tiempo y esfuerzo quieras invertir.
Planos De Asientos De Oficina Digitales Vs Planos De Planta Estáticos
Los planos de asientos de oficina pueden tener muchas formas, pero el mayor espectro se encuentra entre las soluciones digitales y los soportes estáticos o impresos.
Los planos de asientos de oficina digitales son significativamente más fáciles de actualizar. Se pueden enviar fácilmente a todos los empleados de la empresa, por lo que incluso los cambios más grandes se pueden implementar sin demora ni complicaciones.
Los mapas de oficina impresos son más difíciles de cambiar. Se necesita tiempo para imprimirlos y mostrarlos, y siempre existe el riesgo de que el personal use accidentalmente una copia desactualizada.
Naturalmente, los mapas de oficina interactivos suelen ser la mejor opción. Eliminan los problemas de control de versiones y ofrecen a los gerentes de oficina un enfoque rápido y fácil para añadir nuevos cambios.
Crea Planos De Asientos De Oficina Digitales Con Mapas De Oficina Interactivos
Al crear un plano de asientos de oficina, tienes algunas opciones disponibles. La primera es implementar un mapa de oficina estático que puedas actualizar y compartir fácilmente, pero que ofrece pocos detalles más allá de lo que se ve a simple vista.
La alternativa es añadir un mapa de oficina interactivo. Aunque existen muchas herramientas de pago que hacen esto, es mejor empezar por el otro lado. Las aplicaciones de reserva de escritorios como la nuestra suelen incluir la cartografía como parte del servicio. El personal puede reservar escritorios, ver los espacios de trabajo disponibles y explorar el plano de asientos de oficina todo en una sola aplicación.
El Asiento Flexible Requiere Una Gestión De Asientos Flexible
Los mapas de oficina interactivos y los planos de asientos de oficina dinámicos solo funcionan cuando la empresa tiene una gestión de asientos de oficina igualmente flexible. Si el personal tiene asientos asignados permanentemente, los planos de asientos de oficina interactivos pierden la mayor parte de su propósito.
Esta es otra forma de decir que los planos de asientos de oficina dinámicos deberían ser parte de la evolución de una empresa hacia un modelo de trabajo flexible. Funcionan mejor cuando se combinan con los enfoques mencionados anteriormente, a saber, el hot desking, la hotelería de oficinas o los vecindarios.
Del mismo modo, si su empresa tiene equipos de proyecto o asignaciones temporales que superponen temporalmente a personas de diferentes equipos, debería animar a estos miembros del personal a sentarse cerca unos de otros. Un plano de asientos de oficina dinámico, combinado con herramientas de reserva de escritorios, contribuye en gran medida a apoyar esto.
Cómo Los Planos De Oficina Mejoran La Satisfacción De Los Empleados
Como parte de un mapa de oficina interactivo, los planos de asientos de oficina pueden ser muy útiles para los empleados. Ayudan no solo a encontrar el escritorio apropiado, sino también a entender y navegar por el plano de asientos de oficina en relación con el lugar de trabajo más amplio.
Estos mapas de oficina ayudan al personal a encontrar a otros, reservar escritorios cerca de sus compañeros de equipo y moverse por la oficina con facilidad. Todo esto ayuda a eliminar fuentes de estrés o ansiedad, especialmente cuando se combina con la reserva de escritorios y aparcamiento: el personal sabrá que tiene un espacio asegurado y dónde encontrarlo.
También es excelente para la incorporación de nuevos empleados. Los planos de asientos de oficina ayudan a familiarizar al personal sin que tengan que pedir ayuda cada vez que necesiten localizar algo.
Cómo Crear Planos De Asientos De Oficina
En su forma más simple, un plano de asientos de oficina es solo un mapa de oficina o plano de planta con números o nombres de asientos asignados.
Puedes crear un plano de asientos de oficina en minutos utilizando la herramienta gratuita de creación de mapas de oficina de Parkalot. Simplemente sube o dibuja tu plano de planta, añade escritorios y salas de reuniones, y comparte tu plano de asientos de oficina digital con el resto de tu equipo.
Por supuesto, recomendamos añadir salas de reuniones y otros equipamientos de oficina para contextualizar mejor la ubicación de cada escritorio.
También recomendamos ceñirse a un sistema de numeración simple.
Si su oficina es pequeña—menos de 50 escritorios, por ejemplo—los números del 1 al 50 suelen ser suficientes.
Si su oficina tiene varias salas, asegúrese de que estén secuenciadas correctamente. Si hay 5 escritorios en una sala, estos 5 números de escritorio deben ser consecutivos.
Si tiene una oficina más grande, puede considerar numerar por planta o sala, y luego por escritorio individual. Por ejemplo, 7F podría referirse a la Sala 7, Escritorio F.
Si desea un plano de asientos de oficina con funcionalidades interactivas, considere utilizar la aplicación completa de Parkalot. Puede usar mapas dentro de la aplicación que no solo muestran la ubicación de cada escritorio, sino que permiten al personal ver quién lo ha reservado e incluso hacer sus propias reservas.
Planificar Los Cambios Futuros En Su Plano De Oficina
Los mapas de oficina interactivos también ofrecen una excelente manera de planificar y apoyar los cambios futuros. Las empresas a menudo quieren optimizar su lugar de trabajo, ya sea para albergar a más empleados o para mejorar la utilización del espacio añadiendo más salas de reuniones o espacios.
En cualquier caso, un mapa de oficina interactivo te ayuda a diseñar y probar mejor las ideas potenciales. Estos planes también pueden compartirse con el equipo, proporcionando una manera fácil de recopilar comentarios de los empleados y garantizar un plano de asientos de oficina bien diseñado.
¿Necesita Un Software De Plano De Asientos De Oficina?
La respuesta obvia es sí, pero siempre hay excepciones. Si estás gestionando una pequeña empresa de 10 empleados o menos—y hay un número igual o similar de escritorios—podrías arreglártelas con procesos manuales.
Del mismo modo, si todo el mundo asiste a la oficina a diario, un plano de asientos de oficina estático también sería suficiente. Una hoja de cálculo puede funcionar, pero requiere tiempo y esfuerzo por parte del gerente de oficina.
Por otro lado, los mapas de oficina interactivos y los software de plano de asientos de oficina se vuelven mucho más beneficiosos para las empresas que:
Utilizan activamente el hot desking.
Ofrecen horarios de trabajo híbridos.
Tienen múltiples ubicaciones.
Experimentan cambios frecuentes, como nuevo personal o equipos de proyecto.
Permiten a los empleados reservar escritorios en lugar de una asignación permanente.
Si cualquiera de los puntos anteriores se aplica a su negocio, un plano de asientos de oficina permitirá a su personal gestionar mejor sus propias situaciones de escritorio día a día. Además, combinado con sistemas de reserva de escritorios, esto libera a los gerentes de oficina de tareas diarias.
Afortunadamente, Parkalot puede ayudar con ambos. Nuestro software de mapas de oficina es gratuito, al igual que nuestra herramienta de creación de mapas de aparcamiento, mientras que nuestra aplicación de pago le apoya con políticas de reserva, asignación automática y reservas lideradas por el personal.
Sea cual sea el camino que elijas, ¡esperamos que esta guía te haya ayudado a optimizar tu lugar de trabajo!
Frequently Asked Questions (FAQ)
¿Qué es un plano de asientos de oficina?
Un plano de asientos de oficina es una representación visual de dónde están sentados los empleados dentro de un lugar de trabajo. En las oficinas tradicionales, los planos de asientos de oficina suelen mostrar los escritorios asignados permanentemente. Sin embargo, en los lugares de trabajo híbridos, los planos de asientos de oficina digitales son más comunes, ya que pueden mostrar la disponibilidad de escritorios, las ubicaciones de los empleados y las reservas de espacios de trabajo en tiempo real. Esto facilita a los empleados encontrar a sus colegas y elegir un espacio de trabajo adecuado antes de llegar a la oficina.
¿Qué es la gestión de asientos de oficina?
La gestión de asientos de oficina es el proceso de organizar y asignar espacios de trabajo a los empleados. Incluye la asignación de escritorios permanentes, la gestión del hot desking, el manejo de las reservas de escritorios y la adaptación de los arreglos de asientos a medida que los equipos crecen o cambian. Una gestión de asientos de oficina eficaz ayuda a las empresas a hacer un mejor uso del espacio de oficina, al tiempo que ofrece a los empleados la flexibilidad de trabajar donde son más productivos.
¿Cuál es la diferencia entre un plano de asientos de oficina y un software de gestión de asientos?
Un plano de asientos de oficina simplemente muestra dónde está sentada la gente, mientras que un software de gestión de asientos de oficina gestiona activamente la asignación y las reservas de los escritorios. Las soluciones modernas de gestión de asientos de oficina permiten a los empleados reservar escritorios, consultar la ocupación de la oficina, localizar a sus compañeros de equipo y actualizar automáticamente los arreglos de asientos. Esto las hace mucho más adecuadas para los lugares de trabajo híbridos que los planos de asientos de oficina estáticos o las hojas de cálculo.
¿Cómo se crea un plano de asientos de oficina digital?
Para crear un plano de asientos de oficina digital, comienza subiendo el plano de planta de tu oficina a una plataforma de gestión del lugar de trabajo. Añade escritorios, salas de reuniones y otros espacios de trabajo, y luego organízalos en equipos o vecindarios si es necesario. Los empleados pueden entonces consultar el mapa de oficina interactivo, localizar los escritorios disponibles y hacer reservas directamente desde el plano de asientos de oficina, asegurando que la información se mantenga actualizada.
¿Cuál es el mejor plano de asientos para una oficina híbrida?
El mejor plano de asientos depende de cómo los empleados utilicen la oficina. Muchas organizaciones híbridas utilizan un plano de asientos flexible, donde los empleados reservan los escritorios según sea necesario en lugar de tener asignaciones permanentes. Algunas también crean vecindarios de oficina, permitiendo a los equipos que colaboran con frecuencia sentarse cerca unos de otros, mientras siguen haciendo un uso eficiente del espacio disponible.
¿Con qué frecuencia debe actualizarse un plano de asientos de oficina?
En los lugares de trabajo híbridos, la información del plano de asientos de oficina puede cambiar cada día a medida que los empleados reservan diferentes escritorios o trabajan de forma remota. En lugar de actualizar manualmente una hoja de cálculo o un plano de asientos de oficina impreso, muchas organizaciones utilizan un software de gestión de asientos de oficina que se actualiza automáticamente cada vez que se realiza o modifica una reserva.
¿Pueden los empleados elegir sus propios escritorios?
Sí. Muchas empresas permiten a los empleados elegir y reservar los escritorios disponibles a través de un software de reserva de escritorios. Esto ofrece al personal una mayor flexibilidad, al tiempo que ayuda a los gestores del lugar de trabajo a mantener la visibilidad sobre la ocupación de la oficina, a prevenir las reservas dobles y a garantizar que todos tengan un lugar de trabajo adecuado cuando vengan a la oficina.
¿Por qué los mapas de oficina interactivos son mejores que los planos de asientos tradicionales?
Los mapas de oficina interactivos ofrecen una vista en directo de tu lugar de trabajo en lugar de un diagrama estático. Los empleados pueden ver qué escritorios están disponibles, encontrar a sus colegas, reservar espacios de trabajo y navegar por la oficina con mayor facilidad. Para los gestores del lugar de trabajo, los mapas de oficina interactivos simplifican la gestión de asientos de oficina, mejoran la utilización del espacio y facilitan mucho la adaptación a los cambios futuros en la forma en que se utiliza la oficina.
