El hot desking se ha convertido en una práctica cada vez más habitual en las empresas modernas.
Con el trabajo híbrido, los empleados ya no tienen necesariamente un escritorio asignado de forma permanente. En su lugar, pueden elegir o reservar un espacio de trabajo en función de sus necesidades y de los días que trabajan desde la oficina.
Este enfoque ofrece una mayor flexibilidad y permite a las empresas aprovechar mejor sus espacios.
Pero también requiere adoptar nuevos hábitos.
Cuando varias personas utilizan el mismo escritorio en diferentes momentos, todos deben poner de su parte para que el entorno de trabajo siga siendo agradable y funcional.
Aquí es donde entran en juego las normas del hot desking.
Una buena etiqueta del hot desking no consiste en crear una larga lista de reglas complicadas. Se trata simplemente de establecer unas buenas prácticas que permitan a todos trabajar de forma eficaz y disfrutar de los espacios compartidos.
En esta guía, veremos las principales normas que debes seguir cuando trabajas en un escritorio compartido, junto con algunos consejos para hacer que el hot desking sea una experiencia más agradable para todos.
¿Qué Es el Hot Desking?
El hot desking es un modelo de organización en el que los empleados no tienen necesariamente un escritorio fijo.
En lugar de tener un puesto asignado permanentemente, pueden elegir o reservar un espacio de trabajo cuando acuden a la oficina.
Dependiendo de la empresa, esto puede funcionar de diferentes maneras.
Por ejemplo, algunos empleados pueden:
- Reservar un escritorio con antelación.
- Elegir un escritorio libre al llegar.
- Trabajar en diferentes zonas según las tareas que tengan que realizar.
- Compartir escritorios con otros empleados.
- Utilizar diferentes espacios de trabajo cada día.
El hot desking suele estar asociado al trabajo híbrido, pero ambos conceptos no son exactamente lo mismo.
El trabajo híbrido se refiere principalmente al lugar desde el que trabaja una persona, mientras que el hot desking se refiere a cómo se organizan y utilizan los espacios de trabajo.
En ambos casos, los espacios compartidos pueden ofrecer muchas ventajas.
Pero para que el sistema funcione, los empleados deben adoptar determinadas buenas prácticas.
¿Por Qué Son Importantes las Normas del Hot Desking?
Sin unas normas comunes, compartir escritorios puede convertirse rápidamente en algo complicado.
Un empleado puede dejar sus pertenencias personales sobre un escritorio durante todo el día.
Otro puede llegar y descubrir que el espacio que quería utilizar está lleno de objetos.
Algunos también pueden dejar su escritorio sucio o mover equipos sin volver a colocarlos en su sitio.
Estos pequeños problemas pueden parecer insignificantes, pero se acumulan rápidamente cuando muchas personas comparten los mismos espacios.
Unas normas sencillas permiten establecer unas expectativas comunes.
Ayudan a todos a saber:
- Cómo utilizar los escritorios compartidos.
- Dónde guardar las pertenencias personales.
- Cómo reservar un espacio.
- Cómo dejar el escritorio al finalizar la jornada.
- Cómo respetar a las demás personas presentes en el espacio.
- Qué hacer cuando surge un problema.
El resultado es un entorno de trabajo más agradable y predecible.
1. Deja el Escritorio Limpio
Una de las normas más importantes del hot desking también es una de las más sencillas: deja tu espacio limpio cuando hayas terminado.
Antes de abandonar tu escritorio, dedica unos minutos a:
- Tirar los residuos.
- Guardar tus documentos.
- Limpiar la superficie de trabajo.
- Retirar tus tazas y botellas.
- Volver a colocar el material en su sitio.
La persona que utilice el escritorio después de ti no debería tener que limpiar tu espacio antes de poder empezar a trabajar.
En un entorno de hot desking, el escritorio debe quedar preparado para la siguiente persona.
2. No Dejes Tus Pertenencias en un Escritorio Compartido
En un entorno de trabajo tradicional, es normal dejar tus cosas sobre el escritorio.
Esto normalmente no ocurre en un entorno de hot desking.
Si utilizas un escritorio compartido, evita dejar tus pertenencias personales cuando te marches.
Esto incluye:
- Documentos.
- Ordenadores portátiles.
- Cuadernos.
- Objetos personales.
- Tazas y botellas.
- Accesorios de oficina.
Utiliza las taquillas o los espacios de almacenamiento disponibles para este fin.
Así, la siguiente persona podrá utilizar el escritorio inmediatamente.
3. Reserva un Escritorio Cuando lo Necesites
Si tu empresa utiliza un sistema de reserva de escritorios, úsalo correctamente.
Reservar un escritorio con antelación permite saber que tendrás un espacio disponible cuando llegues.
Pero es importante reservar un escritorio únicamente cuando realmente tengas previsto utilizarlo.
Una reserva que no utilizas puede impedir que otra persona pueda trabajar en ese espacio.
Si tus planes cambian, cancela la reserva lo antes posible.
De esta forma, el escritorio podrá volver a estar disponible para otro empleado.
4. No Ocupes un Escritorio que Está Reservado
Si tu empresa utiliza un sistema de reservas, respeta las reservas existentes.
Puede resultar tentador sentarse en un escritorio que parece estar libre.
Pero si alguien lo ha reservado, esa persona puede llegar más tarde esperando poder utilizarlo.
Si necesitas un espacio de trabajo, consulta los escritorios disponibles y reserva uno.
Esto evita conflictos y permite que todos puedan planificar su jornada.
5. Respeta las Zonas de Trabajo
Las oficinas modernas suelen estar divididas en diferentes zonas.
Puedes encontrar:
- Espacios silenciosos.
- Zonas colaborativas.
- Espacios informales para reuniones.
- Zonas de concentración.
- Espacios destinados a llamadas telefónicas.
Cada zona puede tener una finalidad diferente.
Si tienes que participar en una videollamada larga, una zona silenciosa probablemente no sea el mejor lugar.
Del mismo modo, si necesitas concentrarte en una tarea importante, un espacio muy transitado puede no ser adecuado.
Respeta el uso previsto de cada zona y elige el espacio que mejor se adapte a tu actividad.
6. Respeta la Concentración de los Demás
Los espacios de trabajo compartidos pueden ser más dinámicos que las oficinas individuales.
Sin embargo, eso no significa que el ruido no sea un problema.
Intenta respetar a las personas que trabajan a tu alrededor.
Esto significa:
- Hablar a un volumen razonable.
- Utilizar auriculares para escuchar música.
- Realizar las llamadas largas en los espacios destinados a ello.
- Evitar conversaciones ruidosas cerca de las zonas de concentración.
- Utilizar las zonas colaborativas para las conversaciones en grupo.
Si necesitas mantener una conversación animada, busca un espacio adecuado.
Tu libertad para trabajar como quieras debe equilibrarse con el derecho de los demás a trabajar en buenas condiciones.
7. Utiliza los Auriculares de Forma Adecuada
Los auriculares se han convertido en un accesorio esencial en los entornos de trabajo compartidos.
Permiten escuchar música, participar en reuniones online o simplemente reducir las distracciones.
Pero también pueden crear un problema.
Si llevas auriculares constantemente, tus compañeros pueden no saber si pueden hablar contigo.
Si tu empresa utiliza algún sistema de señalización o indicadores de disponibilidad, utilízalos cuando sea posible.
De lo contrario, un simple gesto puede indicar que estás disponible o que necesitas concentrarte.
8. No Personalices Demasiado un Escritorio Compartido
Es normal querer sentirse cómodo en el espacio de trabajo.
Pero en un entorno de hot desking, evita convertir un escritorio compartido en un espacio personal.
Algunos objetos pueden ser útiles, pero las decoraciones permanentes o los equipos voluminosos pueden molestar a otros usuarios.
Si necesitas accesorios específicos para trabajar, comprueba si existe un espacio de almacenamiento personal o una taquilla.
El objetivo es poder personalizar temporalmente tu espacio sin impedir que otra persona pueda utilizarlo después.
9. Respeta el Material de los Demás
En un escritorio compartido, es posible que tengas que utilizar equipos que pertenecen a la empresa o que comparten varios empleados.
Manipúlalos con cuidado.
Si mueves un monitor, un teclado o una silla, vuelve a colocarlos en su sitio cuando termines.
Si detectas un problema con algún equipo, comunícalo en lugar de dejar que la siguiente persona se encuentre con él.
Esto ayuda a evitar que los problemas pasen de un usuario a otro.
10. No Muevas el Equipamiento Sin Necesidad
En un entorno de hot desking, los escritorios pueden tener diferentes configuraciones.
Algunos espacios pueden disponer de un monitor adicional, una estación de acoplamiento u otro equipamiento específico.
Antes de mover cualquier equipo, comprueba que realmente sea necesario.
Si tienes que modificar la configuración de un espacio, intenta dejarlo como lo encontraste.
Así, la siguiente persona podrá empezar a trabajar sin tener que reorganizar su escritorio.
11. Respeta las Zonas de Almacenamiento
Los entornos de hot desking suelen disponer de taquillas o espacios de almacenamiento personal.
Utilízalos en lugar de dejar tus pertenencias sobre los escritorios.
Si existen normas sobre cuánto tiempo puede utilizarse una taquilla, respétalas.
Una taquilla no debería convertirse en un espacio de almacenamiento permanente.
El objetivo es que todos los empleados puedan acceder al espacio de almacenamiento que necesitan.
12. Evita Reservar Más Espacios de los Necesarios
En algunos entornos, los empleados pueden reservar varios recursos al mismo tiempo.
Por ejemplo, podrías reservar un escritorio, una sala de reuniones y un espacio colaborativo.
Pero si realmente no vas a utilizar estos espacios, estás reduciendo su disponibilidad para tus compañeros.
Reserva únicamente los recursos que necesitas.
Si tus planes cambian, cancela rápidamente las reservas que ya no necesites.
Este sencillo hábito ayuda a mejorar el uso general de los espacios de trabajo.
13. Respeta las Normas Sobre Comida
Las normas sobre comida y bebidas pueden variar de una empresa a otra.
Si comes en tu escritorio, limpia siempre el espacio cuando hayas terminado.
También debes evitar consumir alimentos con olores especialmente fuertes en los espacios de trabajo compartidos.
Si tu empresa dispone de una cocina o zona de comedor, utilízala cuando sea posible.
Esto ayuda a mantener los escritorios limpios y evita molestar a otros empleados.
14. Comunica los Problemas
No puedes solucionar un problema si nadie sabe que existe.
Si descubres que un escritorio está dañado, que un equipo no funciona o que un espacio necesita limpieza, comunícalo.
Tu empresa puede disponer de un sistema específico para hacerlo.
Puede tratarse de:
- Una aplicación.
- Una herramienta de gestión de incidencias.
- Un canal de Slack o Microsoft Teams.
- Un formulario interno.
- Una persona de contacto.
Utiliza el sistema establecido en lugar de asumir que otra persona se ocupará del problema.
15. Sé Flexible
Una de las principales ventajas del hot desking es la flexibilidad.
Pero eso también significa aceptar que no siempre trabajarás en el mismo lugar.
Es posible que tu escritorio favorito no esté disponible.
Una sala puede estar ocupada.
Tu equipo puede trabajar en otra zona.
Intenta adaptarte a estos cambios.
Si el sistema funciona correctamente, siempre deberías poder encontrar un espacio adecuado para tus necesidades.
16. Respeta a los Compañeros con los que Compartes el Espacio
Por último, la norma más importante probablemente sea también la más sencilla: sé respetuoso.
No todo el mundo tiene los mismos hábitos de trabajo.
Algunas personas prefieren trabajar en silencio.
Otras prefieren colaborar con sus compañeros.
Algunas personas llegan temprano, mientras que otras trabajan hasta más tarde.
En un entorno compartido, debes encontrar un equilibrio entre tus propias necesidades y las de las personas que te rodean.
Un poco de consideración puede marcar una gran diferencia.
¿Cómo Pueden las Empresas Fomentar las Buenas Prácticas del Hot Desking?
Los empleados no pueden seguir unas normas que desconocen.
Por eso, las empresas deben comunicar claramente qué esperan de ellos.
Empieza por crear unas pocas normas sencillas.
Evita redactar un documento de varias páginas lleno de reglas complejas que nadie leerá.
Concéntrate en los comportamientos que tienen un mayor impacto en la experiencia de trabajo.
Por ejemplo:
- Dejar los escritorios limpios.
- Guardar las pertenencias personales.
- Respetar las reservas.
- Utilizar los espacios según su finalidad.
- Respetar los niveles de ruido.
- Comunicar los problemas.
Estas normas pueden comunicarse cuando se incorpora un nuevo empleado y recordarse periódicamente.
El Papel de la Reserva de Escritorios en el Hot Desking
Un sistema de reserva de escritorios también puede contribuir a mejorar la experiencia del hot desking.
Sin un sistema de reservas, los empleados pueden llegar a la oficina sin saber dónde trabajar.
Esto puede hacer que pierdan tiempo buscando un espacio disponible.
Un sistema de reservas permite a los empleados planificar su jornada con antelación.
Pueden reservar un escritorio que se adapte a sus necesidades y saber dónde trabajarán antes incluso de llegar.
También puede ayudar a los equipos a trabajar juntos.
Por ejemplo, los miembros de un mismo equipo pueden elegir reservar escritorios en la misma zona.
La reserva también puede ayudar a evitar conflictos.
Cuando un escritorio está claramente reservado, los demás empleados saben que no deben utilizarlo.
¿Cómo Hacer que el Hot Desking Funcione?
El hot desking no depende únicamente de la tecnología.
También depende de cómo los empleados utilizan los espacios.
Las mejores normas del hot desking son sencillas:
- Reserva únicamente lo que necesitas.
- Cancela tus reservas cuando cambien tus planes.
- Deja tu escritorio limpio.
- Guarda tus pertenencias personales.
- Respeta las reservas de los demás.
- Utiliza los espacios de acuerdo con su finalidad.
- Respeta la concentración y el silencio que necesitan tus compañeros.
- Comunica los problemas.
- Sé flexible y respetuoso.
Estas normas pueden parecer evidentes.
Pero cuando todos las aplican, pueden mejorar considerablemente la experiencia de trabajo.
El Hot Desking Es una Responsabilidad Colectiva
El éxito de un entorno de escritorios compartidos depende de todos.
Las empresas deben proporcionar los espacios adecuados, establecer normas claras y ofrecer las herramientas necesarias.
Los empleados, por su parte, deben respetar los espacios y a las personas que los utilizan.
No es necesario crear un reglamento complejo.
Unas pocas buenas prácticas sencillas pueden ser suficientes para crear un entorno de trabajo más agradable y eficaz.
Con una buena organización, una comunicación clara y un sistema de reservas adecuado, el hot desking puede ofrecer a las empresas la flexibilidad que necesitan y, al mismo tiempo, permitir que los empleados trabajen en buenas condiciones.
El principio es sencillo: utiliza el espacio que necesitas, déjalo preparado para la siguiente persona y respeta a quienes trabajan a tu alrededor.
Esa es la base de un entorno de hot desking que funciona para todos.
